Wie erfolgt die Personalbedarfsermittlung?

Mit Hilfe der Personalbedarfsermittlung wird in einem Unternehmen festgelegt, wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation an welchem Ort und zu welcher Zeit benötigt werden.

Welche Kriterien werden bei der Personalbedarfsermittlung zugrunde gelegt?

Externe Faktoren
– Wirtschaftliche Rahmenbedingungen
– Technische Änderungen
– Änderungen am Arbeitsmarkt
– Gesetzliche Änderungen
– Psychologische Einflüsse
– Kulturelle Veränderungen
Interne Faktoren
– aktueller Personalbestand
– Personalkosten
– Altersstruktur innerhalb der Belegschaft
– Qualifikationsstruktur
– Fluktuation
– Fehlzeiten
– Planungsfaktoren
– Organisation des Unternehmens
– Wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens
– Arbeitszeitmodelle
– Veränderungen bei Produkten oder Dienstleistungen
Intendierte Veränderungen
– notwendige Kündigungen nach Arbeitsrückgang
Einsatzbedarf
– Welcher Bedarf an Mitarbeitern ist zur Erfüllung der Aufgaben notwendig
Definition
– Eine Anzahl von Mitarbeitern, die für eine Aufgabe benötigt werden
Reservebedarf
– Welches zusätzliche Personal ist notwendig um die Produktion bei Arbeitsunfähigkeitszeiten und Urlaub sicherzustellen
Autonom eintretende Veränderungen
– Änderungen, die auf Grund von gesamtwirtschaftlichen Veränderungen notwendig eintreten
Neubedarf
– Wieviel neues Personal wird benötigt, wenn die Produktion erweitert wird oder neue Aufgaben- und Arbeitsgebiete erschlossen werden?
Ersatzbedarf
– Mitarbeiter, die auf Grund von Elternzeit, Kündigungen oder Ruhestand nicht mehr zur Verfügung stehen, müssen ersetzt werden
Freistellungsbedarf
– Auf Grund von mangelnder Auslastung in der Produktion müssen Mitarbeiter freigestellt werden.
– Der bedarf wird Quantitativ nach Personaldeckung, -unterdeckung oder -überdeckung ermittelt
– Als nächstes wird qualitativ geprüft, welche Mitarbeiter freigestellt werden können
Arbeitsauftrag
– Umfangreiche Arbeitsaufträge, wie z.B. eine Projektdefinition, werden in einem Arbeitsauftrag zusammengefasst
Arbeitsplatz
– An diesem Ort erbringen die Mitarbeiter ihre Tätigkeit
Arbeitsprozess
Eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern soll den Arbeitsprozess in Umfang und Güte sichererstellen. Eine Übersicht der unterschiedlichen Arbeitsprozesse:
– Der Ausgangspunkt ist definiert
– Das Ergebnis steht fest
– Die Sachmittel und Mitarbeiter sind festgelegt
– Das notwendige Wissen wird bereitgestellt
– Die Quellen des Inputs stehen fest, sprich Auftraggeber und Lieferanten
– Zeit, Geld und Materialien sind festgelegt
– Die Zielgruppe steht fest
– Die Ergebnisse werden intern und extern kontrolliert

Welche Methoden werden für die Personalbedarfsermittlung angewendet?

Die Schätzmethode
– die einfache Schätzung, bei welcher der Personalbedarf durch eine Führungskraft geschätzt wird
– die Expertenschätzung. Hierbei geben Experten einzelne Schätzungen mit Begründung ab. Die einzelnen Schätzungen werden dann zusammengetragen.
Die Ergebnisse werden analysiert und es erfolgt daraus eine zweite Schätzung, die dann zur Grundlage für die Personalplanung wird.
Die Deterministische Methode
Bei der deterministischen Methode werden die internen und externen Faktoren berücksichtigt. Die Berechnung erfolgt mit den zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben notwendigen Vorgabezeiten aus dem Arbeitsplan.
Die Stellenplanmethode
Bei der Stellenplanmethode werden die Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese angewendet.
Die Setzung
Bei der Setzung ergibt sich der notwendige Personalbedarf eindeutig aus Gesetzen, Vorschriften oder unternehmenspolitischen Entscheidungen.
Die Stochastische Methode
Bei der stochastischen Methode werden die Daten der Vergangenheit als Berechnungsgrundlage verwendet. Hierbei geht man davon aus, dass der zukünftige Personalbedarf von diesen Parametern bestimmt wird.
Hierbei greift man auf die folgenden Methoden zurück:
– Kennzahlen
– Die Verwendung von Daten, die sich in der Vergangenheit als stabil erwiesen haben
– Zeitreihenanalyse bei welcher die Werte aus der Vergangenheit in die Zukunft exploriert werden
– Korrelationsanalyse: Ein allgemeines statistisches Verfahren, das sich mit der gegenseitigen Abhängigkeit zweier Werte, wie zum Beispiel Fehlzeiten und Alter, nicht mit einer Vorhersage befasst.
– Regressionanalyse: Ein statistisches Analyseverfahren, welches Beziehungen zwischen verschiedenen Variablen herstellt.
Das Benchmarking
Eine Analystechnikg, die durch einen internen und externen Vergleich von Prozessen Optimierungsmöglichkeiten findet. Hierbei vergleicht man sich mit anderen Unternehmen oder Abteilungen
Die Wertanalyse
Bei der Wertanalyse werden die Gemeinkosten eines Betriebes genauer untersucht. Am Ende werden überflüssige Tätigkeiten aussortiert. Die wichtigen und als wertvoll eingeschätzten Aufgaben werden in den Personalbedarf eingeplant.
Die monetären Methoden
Der Finanzrahmen begrenzt hierbei die Möglichkeiten des Personalbedarfs.