Lastenheft und Pflichtenheft: Unterschied, Inhalt und Beispiel einfach erklärt

Ein Unternehmen möchte eine neue Maschine, eine Softwarelösung oder eine technische Anlage beschaffen.

Der Auftraggeber weiß: Was wird benötigt? Der Auftragnehmer muss anschließend klären: Wie kann diese Anforderung umgesetzt werden?

Genau hier kommen Lastenheft und Pflichtenheft ins Spiel.

Lastenheft und Pflichtenheft auf einen Blick

Was ist ein Lastenheft?

Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen des Auftraggebers an eine Lieferung oder Leistung.

Es beantwortet insbesondere: Was soll erreicht werden? und Wofür wird die Lösung benötigt?

Typische Inhalte können sein: Ausgangssituation, Ziele, Einsatzbereich, funktionale Anforderungen, Qualitätsanforderungen, Schnittstellen, rechtliche Rahmenbedingungen, Termine und Abnahmekriterien.

Was ist ein Pflichtenheft?

Das Pflichtenheft wird auf Grundlage der Anforderungen des Lastenhefts vom Auftragnehmer erarbeitet.

Es beschreibt insbesondere: Wie werden die Anforderungen umgesetzt? und Mit welchen Mitteln erfolgt die Realisierung?

Typische Inhalte können technische Lösung, Systemaufbau, Komponenten, Schnittstellen, Datenstrukturen, Abläufe, Testverfahren, Dokumentation und Übergabe sein.

Direkter Vergleich

Merkmal	Lastenheft	Pflichtenheft
erstellt von	Auftraggeber	Auftragnehmer
Kernfrage	Was und wofür?	Wie und womit?
Schwerpunkt	Anforderungen	Realisierung
entsteht	zuerst	auf Basis des Lastenhefts
Perspektive	Bedarf und Ziel	konkrete Umsetzung

Normativer Hintergrund

Die frühere DIN 69905:1997-05 ist zurückgezogen.

Im Projektmanagement ist heute unter anderem die Normenreihe DIN 69901 relevant. Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft werden im Zusammenhang mit DIN 69901-5 behandelt.

Wichtig: Die Normenreihe bedeutet nicht, dass jedes Unternehmen für jedes Projekt zwingend zwei umfangreiche Dokumente erstellen muss. Entscheidend ist vielmehr, Anforderungen und Realisierung nachvollziehbar voneinander zu unterscheiden.

Was gehört in ein Lastenheft?

Ausgangssituation

Warum wird das Projekt benötigt?

Ziel

Welches Ergebnis soll erreicht werden?

Einsatzbereich

Wo und unter welchen Bedingungen soll die Lösung verwendet werden?

Funktionale Anforderungen

Was soll die Lösung konkret leisten?

Nichtfunktionale Anforderungen

Welche Qualitätsmerkmale und Rahmenbedingungen müssen eingehalten werden?

Schnittstellen

Mit welchen anderen Systemen oder Prozessen muss die Lösung zusammenarbeiten?

Abnahmekriterien

Wann gilt eine Anforderung als erfüllt?

Funktionale Anforderungen

Funktionale Anforderungen beschreiben, was ein System tun soll.

• Bestellung erfassen
• Lagerbestand aktualisieren
• Barcode auslesen
• Rechnung erzeugen
• Nutzer anmelden

Nichtfunktionale Anforderungen

Nichtfunktionale Anforderungen beschreiben Eigenschaften oder Qualitätsmerkmale, etwa Leistung, Sicherheit, Verfügbarkeit, Bedienbarkeit, Skalierbarkeit und Wartbarkeit.

Anforderungen eindeutig und prüfbar formulieren

Eine Anforderung sollte möglichst so formuliert werden, dass später überprüft werden kann, ob sie erfüllt ist.

Unklare Anforderung: „Die Software soll schnell sein.“

Problem: Es fehlen ein konkreter Messwert, eine definierte Last und ein eindeutiges Erfolgskriterium.

Prüfbare Anforderung: „Bei 500 gleichzeitig angemeldeten Nutzern sollen mindestens 95 % der Suchanfragen innerhalb von zwei Sekunden beantwortet werden.“

Die Werte sind beispielhaft. In einem realen Projekt müssten zusätzlich Testumgebung, Messzeitraum und Lastprofil festgelegt werden.

Anforderungen möglichst lösungsneutral formulieren

Im Lastenheft sollte grundsätzlich zuerst beschrieben werden, welches Ergebnis benötigt wird, nicht unnötig welche technische Lösung verwendet werden muss.

Technische Vorgaben können aber notwendig sein, wenn bestehende Systeme angebunden werden müssen, Sicherheitsstandards gelten oder bestimmte Schnittstellen erforderlich sind.

Praxisbeispiel: Neue Lagerverwaltungssoftware

Ein Unternehmen möchte seine Lagerverwaltung digitalisieren. Der Auftraggeber formuliert Anforderungen. Der Auftragnehmer beschreibt anschließend die technische Umsetzung.

Anforderungsmatrix

ID	Lastenheft – Anforderung	Pflichtenheft – Umsetzung	Prüfung
A01	Artikel per Barcode identifizieren	Scanneranbindung und Artikelabfrage	Barcode scannen
A02	Mindestbestände überwachen	automatische Grenzwertprüfung	Bestand unter Grenzwert setzen
A03	ERP-System anbinden	definierte Schnittstelle	Datenübertragung testen
A04	500 gleichzeitige Nutzer unterstützen	passende Systemarchitektur	Lasttest durchführen

Diese Zuordnung zeigt den Zusammenhang: Anforderung → Umsetzung → Test → Abnahme.

Warum sind eindeutige Kennungen sinnvoll?

Kennungen wie A01, A02 und A03 helfen dabei, Anforderungen eindeutig zu identifizieren, Änderungen nachzuverfolgen, Tests zuzuordnen und Dokumentationsfehler zu vermeiden.

Das Pflichtenheft ist mehr als Preis und Liefertermin

Preis und Liefertermin können wichtige Projekt- oder Vertragsdaten sein. Sie ersetzen aber nicht die Beschreibung, wie die Anforderungen umgesetzt werden.

Der Kern des Pflichtenhefts liegt deshalb in den Realisierungsvorgaben.

Vom Bedarf bis zur Abnahme

1. Bedarf erkennen: Was soll verbessert oder beschafft werden?
2. Anforderungen festlegen: Welche Funktionen und Eigenschaften werden benötigt?
3. Lastenheft erstellen: Der Auftraggeber dokumentiert die Anforderungen.
4. Pflichtenheft erarbeiten: Der Auftragnehmer konkretisiert die Realisierung.
5. Abstimmen und freigeben: Offene Punkte werden geklärt und der vereinbarte Stand bestätigt.
6. Umsetzen und testen: Die Lösung wird realisiert und gegen die Anforderungen geprüft.
7. Abnehmen: Die vereinbarten Abnahmekriterien werden überprüft.

Freigabe und Umsetzung

In klassischen, planorientierten Projekten ist es häufig sinnvoll, das Pflichtenheft beziehungsweise den vereinbarten Stand vor Beginn der vollständigen Realisierung freizugeben.

Das ist jedoch keine universelle Regel. Bei iterativen oder agilen Vorgehensweisen können Konkretisierung, Umsetzung und Prüfung schrittweise erfolgen.

Änderungsmanagement

Anforderungen können sich im Projekt verändern. Aus 100 gleichzeitigen Nutzern können beispielsweise später 2.000 werden.

Das kann Auswirkungen auf Architektur, Hardware, Aufwand, Kosten, Termine und Testverfahren haben.

Deshalb sollten Änderungen dokumentiert, bewertet und abgestimmt werden.

Versionierung

Lasten- und Pflichtenhefte sollten einen eindeutig nachvollziehbaren Stand besitzen. Sinnvoll sind beispielsweise Versionsnummer, Datum, Bearbeiter, Änderungsstand und Freigabestatus.

Abnahmekriterien früh festlegen

Eine Anforderung sollte möglichst erkennen lassen, wann sie als erfüllt gilt. Dadurch wird die spätere Prüfung deutlich objektiver.

Lastenheft, Pflichtenheft, Angebot, Vertrag und Leistungsverzeichnis

Dokument	Hauptzweck
Lastenheft	Anforderungen des Auftraggebers
Pflichtenheft	geplante Realisierung durch den Auftragnehmer
Angebot	angebotene Leistung und Konditionen
Vertrag	rechtlich vereinbarte Pflichten und Bedingungen
Leistungsverzeichnis	strukturierte Beschreibung und Aufgliederung von Leistungen

Welche Unterlagen rechtlich verbindlich sind, hängt von der konkreten vertraglichen Vereinbarung ab.

Lastenheft und Leistungsverzeichnis

Ein Leistungsverzeichnis kann Leistungen sehr detailliert beschreiben, ist aber nicht einfach ein anderer Name für jedes Lastenheft.

Lastenheft und Anforderungsmanagement

Das Lastenheft kann ein Ergebnis des Anforderungsmanagements sein. Dazu gehören beispielsweise Anforderungen ermitteln, dokumentieren, prüfen, priorisieren und Änderungen nachverfolgen.

Anforderungen priorisieren

Eine einfache Priorisierung kann beispielsweise zwischen Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen unterscheiden.

• Muss: ohne die Anforderung ist die Lösung nicht akzeptabel.
• Soll: wichtig, aber gegebenenfalls verhandelbar.
• Kann: wünschenswert, aber nicht zwingend.

Lastenheft und Pflichtenheft in agilen Projekten

Auch agile Projekte benötigen Anforderungen, Akzeptanzkriterien und technische Konkretisierung. Häufig werden dort jedoch andere Instrumente genutzt, etwa Product Backlog, User Stories und Akzeptanzkriterien.

Die beiden Grundfragen bleiben dennoch bestehen: Was benötigen wir? und Wie setzen wir es um?

Verbindung zu Wertanalyse und Brainstorming

Lastenheft, Wertanalyse und Brainstorming können sich sinnvoll ergänzen.

Das Lastenheft beschreibt beispielsweise, welche Funktion benötigt wird. Brainstorming kann helfen, unterschiedliche Lösungsansätze zu entwickeln. Die Wertanalyse kann anschließend prüfen, welche Lösung die erforderliche Funktion wirtschaftlich erfüllt.

Mehr dazu in den Beiträgen Brainstorming und Wertanalyse.

Typische Fehler beim Lastenheft

• Anforderungen zu ungenau formulieren,
• technische Lösung unnötig vorgeben,
• Anforderungen vergessen,
• widersprüchliche Anforderungen zulassen.

Typische Fehler beim Pflichtenheft

• Anforderungen nicht vollständig abdecken,
• Umsetzung zu ungenau beschreiben,
• keine Zuordnung zwischen Anforderung und Lösung herstellen,
• Änderungen nicht dokumentieren.

Lastenheft und Pflichtenheft für die Fachwirt-Prüfung

Lastenheft: Beschreibung der Anforderungen des Auftraggebers.

Pflichtenheft: Beschreibung der geplanten Realisierung durch den Auftragnehmer auf Grundlage der Anforderungen.

Merksatz: Lastenheft = Was und Wofür. Pflichtenheft = Wie und Womit.

Reihenfolge im klassischen Vorgehen: Bedarf → Anforderungen → Lastenheft → Pflichtenheft → Umsetzung → Test → Abnahme.

Typische Prüfungsfehler

• Auftraggeber und Auftragnehmer vertauschen,
• Lastenheft und Pflichtenheft gleichsetzen,
• DIN 69905 als aktuelle Norm nennen,
• Pflichtenheft nur mit Preis und Termin verbinden,
• Lastenheft müsse jede technische Lösung vorgeben,
• Leistungsverzeichnis und Lastenheft gleichsetzen,
• Anforderungen nicht prüfbar formulieren.

Kleiner Selbsttest

Frage 1: Wer erstellt das Lastenheft?

Lösung: Der Auftraggeber.

Frage 2: Wer erstellt das Pflichtenheft?

Lösung: Der Auftragnehmer.

Frage 3: Welche Frage beantwortet das Lastenheft?

Lösung: Was wird benötigt und wofür?

Frage 4: Welche Frage beantwortet das Pflichtenheft?

Lösung: Wie und womit werden die Anforderungen umgesetzt?

Frage 5: Welche Unterlage entsteht im klassischen Ablauf zuerst?

Lösung: Das Lastenheft.

Frage 6: Warum ist „Die Software soll schnell sein“ eine schlechte Anforderung?

Lösung: Weil keine eindeutigen Mess- und Prüfbedingungen festgelegt sind.

Frage 7: Warum sind Anforderungskennungen wie A01 sinnvoll?

Lösung: Damit Anforderungen eindeutig zugeordnet, geändert und getestet werden können.

Frage 8: Reichen Preis und Liefertermin für ein Pflichtenheft?

Lösung: Nein.

Frage 9: Ist DIN 69905 noch aktuell?

Lösung: Nein. Sie ist zurückgezogen. Heute ist im Projektmanagement unter anderem die Normenreihe DIN 69901 relevant.

Frage 10: Warum werden Anforderungen, Umsetzung und Test miteinander verknüpft?

Lösung: Damit nachvollziehbar bleibt, ob jede Anforderung tatsächlich realisiert und geprüft wurde.

Lastenheft und Pflichtenheft einfach erklärt

Der Auftraggeber sagt: Was brauche ich? Das steht im Lastenheft.

Der Auftragnehmer sagt: Wie setze ich es um? Das steht im Pflichtenheft.

Der wichtigste Unterschied lautet: Lastenheft = Anforderung, Pflichtenheft = Realisierung.

Häufige Fragen zu Lastenheft und Pflichtenheft

Was ist ein Lastenheft?

Ein Dokument beziehungsweise eine strukturierte Beschreibung der Anforderungen des Auftraggebers.

Was ist ein Pflichtenheft?

Die Beschreibung, wie der Auftragnehmer die Anforderungen konkret realisieren möchte.

Wer erstellt das Lastenheft?

Der Auftraggeber.

Wer erstellt das Pflichtenheft?

Der Auftragnehmer.

Was bedeutet „Was und Wofür“?

Damit wird vereinfacht die Perspektive des Lastenhefts beschrieben.

Was bedeutet „Wie und Womit“?

Damit wird die Perspektive des Pflichtenhefts beschrieben.

Was kommt zuerst?

Im klassischen Ablauf zunächst das Lastenheft.

Muss jedes Projekt Lasten- und Pflichtenheft besitzen?

Nein. Anforderungen und Umsetzung können auch in anderen Dokumenten oder Systemen festgehalten werden.

Muss jede Anforderung numerisch messbar sein?

Nicht zwingend. Sie sollte aber möglichst eindeutig und überprüfbar sein.

Reichen Preis und Liefertermin für ein Pflichtenheft?

Nein.

Ist DIN 69905 noch aktuell?

Nein. Sie ist zurückgezogen. Im Projektmanagement ist heute unter anderem die Normenreihe DIN 69901 relevant.

Sind Lastenheft und Leistungsverzeichnis dasselbe?

Nein.

Was ist eine Anforderungsmatrix?

Eine Übersicht, die Anforderungen mit Umsetzung und Prüfung verknüpft.

Werden Lasten- und Pflichtenhefte in agilen Projekten verwendet?

Teilweise. Häufig kommen dort andere Instrumente wie User Stories, Backlogs und Akzeptanzkriterien zum Einsatz.