In einem Unternehmen reicht es nicht aus zu wissen:
Welche Stellen gibt es?
Ebenso wichtig ist:
Welche Funktion erfüllt eine bestimmte organisatorische Rolle?
- Einkaufsleitung
- Qualitätsmanagement
- Controlling
- Teamleitung Kundenservice
- Projektleitung
Eine Funktionsbeschreibung kann festhalten, welchen Zweck eine solche Funktion besitzt, welche Aufgaben damit verbunden sind und welche Befugnisse und Verantwortlichkeiten dazugehören.
Welche Rolle erfüllt diese Funktion innerhalb der Organisation?
Was ist eine Funktionsbeschreibung?
Eine Funktionsbeschreibung beschreibt eine organisatorische Funktion beziehungsweise Rolle und die mit ihr verbundenen Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung, Informationsbeziehungen und Schnittstellen.
Der Begriff „Funktionsbeschreibung“ wird in Unternehmen nicht überall völlig einheitlich verwendet.
Manche Unternehmen verwenden ihn nahezu gleichbedeutend mit einer Stellenbeschreibung. Andere verstehen darunter bewusst eine rollen- oder funktionsbezogene Beschreibung, die weniger an eine einzelne konkrete Stelle gebunden ist.
Funktionsbeschreibung → Rolle, Zweck und Beitrag einer Funktion innerhalb der Organisation
Einfaches Beispiel: Qualitätsmanagement
Zweck der Funktion: Sicherstellung und Weiterentwicklung betrieblicher Qualitätsstandards.
Aufgaben: Qualitätskennzahlen auswerten, Abweichungen analysieren, Verbesserungsmaßnahmen begleiten, interne Audits vorbereiten.
Befugnisse: Qualitätsinformationen anfordern, Prüfungen veranlassen, Verbesserungsmaßnahmen vorschlagen.
Verantwortung: sachgerechte Qualitätsauswertungen, transparente Dokumentation und rechtzeitige Kommunikation von Abweichungen.
Schnittstellen: Produktion, Einkauf, Entwicklung, Geschäftsführung.
Damit wird die organisatorische Rolle der Funktion deutlich – unabhängig davon, welche konkrete Person sie derzeit wahrnimmt.
Funktionsbeschreibung, Stellenbeschreibung und andere Instrumente
| Instrument | Schwerpunkt | Leitfrage |
|---|---|---|
| Organigramm | organisatorische Einordnung | Wo befindet sich die Stelle oder Funktion? |
| Stellenbeschreibung | konkrete organisatorische Stelle | Was gehört zu dieser Stelle? |
| Funktionsbeschreibung | Rolle, Zweck und Verantwortung | Welche Rolle erfüllt die Funktion? |
| Anforderungsprofil | Anforderungen an eine Person | Was muss eine geeignete Person können? |
| Stellenprofil | kompakte Gesamtübersicht | Wie lässt sich die Position zusammenfassend darstellen? |
Inhalt und betrieblicher Zweck sind wichtiger als die bloße Dokumentbezeichnung.
Funktion und Stelle – wo liegt der Unterschied?
Eine Funktion beschreibt vor allem die organisatorische Rolle. Eine Stelle bezeichnet dagegen eine konkrete organisatorische Position.
Beispiel: Drei Teamleitungen, eine grundlegende Funktion
Ein Unternehmen besitzt drei Standorte: Hamburg, Kiel und Lübeck. An jedem Standort gibt es eine Teamleitung Kundenservice.
Alle drei erfüllen grundsätzlich dieselbe Funktion: Mitarbeiter koordinieren, Arbeit priorisieren, Eskalationen bearbeiten und Qualitätsstandards sichern.
| Merkmal | Hamburg | Kiel | Lübeck |
|---|---|---|---|
| Mitarbeiterzahl | 20 | 12 | 8 |
| Kulanzbefugnis | bis 1.000 € | bis 500 € | bis 500 € |
| zusätzlicher Schwerpunkt | Großkunden | Reklamationen | Terminsteuerung |
gleiche grundlegende Funktion ≠ identische konkrete Stelle
Warum sind Funktionsbeschreibungen sinnvoll?
- Rollen klären
- Zuständigkeiten sichtbar machen
- Überschneidungen erkennen
- Verantwortung zuordnen
- Entscheidungsbefugnisse festlegen
- Informationswege klären
- Schnittstellen beschreiben
- Zusammenarbeit zwischen Bereichen verbessern
Typische Bestandteile einer Funktionsbeschreibung
- Bezeichnung der Funktion
- Zweck beziehungsweise Ziel
- organisatorische Einordnung
- Hauptaufgaben
- Kompetenzen beziehungsweise Befugnisse
- Verantwortung
- Informationsrechte und Informationspflichten
- wichtige Schnittstellen
- gegebenenfalls Weisungsbefugnisse
- Vertretungs- oder Eskalationsregelungen
Zweck und organisatorische Einordnung
Eine gute Funktionsbeschreibung sollte nicht nur Tätigkeiten aufzählen, sondern auch erklären: Warum existiert diese Funktion?
Mehr zur grafischen Einordnung findest du in Was ist ein Organigramm?.
Hauptaufgaben
Beispiel Controlling:
- Plan-Ist-Vergleiche erstellen
- Kennzahlen aufbereiten
- Abweichungen analysieren
- Berichte erstellen
- Planung unterstützen
Hauptaufgaben beschreiben – nicht jeden einzelnen Arbeitsschritt.
Kompetenzen und Befugnisse richtig verstehen
Im Organisationszusammenhang wird der Begriff Kompetenz häufig im Sinne von Befugnis verwendet.
Im Personalbereich bezeichnet Kompetenz dagegen häufig Kenntnisse und Fähigkeiten.
organisatorische Kompetenz → Befugnis
persönliche/fachliche Kompetenz → Fähigkeit
Mehr dazu findest du in Aufgaben und Kompetenzen.
Verantwortung und Kongruenzprinzip
Aufgabe + Kompetenz + Verantwortung müssen zusammenpassen.
Problematisch wäre etwa eine Einkaufsleitung, die für wirtschaftliche Beschaffung verantwortlich ist, aber weder Lieferanten auswählen noch Konditionen verhandeln oder Bestellungen freigeben darf.
Informationsrechte und Schnittstellen
Viele Funktionen können ihre Aufgaben nur erfüllen, wenn sie die notwendigen Informationen erhalten. Eine Funktionsbeschreibung kann deshalb klären, welche Informationen eine Funktion erhalten darf beziehungsweise muss und welche Informationen sie selbst weitergeben soll.
Ebenso wichtig sind Schnittstellen zu anderen Abteilungen, Führungskräften, Projektteams, Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern.
Typische Funktionsarten
| Funktionsart | Typische Aufgaben | Beispiel |
|---|---|---|
| Leitungsfunktion | Ziele setzen, entscheiden, koordinieren, kontrollieren | Teamleitung |
| Ausführungsfunktion | betriebliche Aufgaben unmittelbar bearbeiten | Sachbearbeitung |
| Kontrollfunktion | Ergebnisse, Abläufe oder Regeln überprüfen | Qualitätskontrolle |
| Informations-/Beratungsfunktion | Informationen analysieren, aufbereiten und beraten | Controlling, Stabsstelle |
Ausführungsfunktion bedeutet nicht automatisch „keine Verantwortung oder Befugnisse“.
Funktionsbeschreibung und Anforderungsprofil
Funktionsbeschreibung: Was gehört zur Funktion?
Anforderungsprofil: Was muss eine geeignete Person mitbringen?
Funktionsbeschreibung → Funktion
Anforderungsprofil → Person
Mehr dazu findest du in Was versteht man unter einem Anforderungsprofil?.
Funktionsbeschreibung und Stellenprofil
Für unseren Fachwissenbereich gilt: Stellenprofil → kompakte Gesamtübersicht über eine Position.
Mehr dazu findest du in Was ist ein Stellenprofil?.
Entgelt und Eingruppierung
Entgelt oder Eingruppierung sind keine zwingenden Kernbestandteile einer Funktionsbeschreibung. Sie können mit einer konkreten Stelle oder einem Beschäftigungsverhältnis verbunden sein, beantworten aber nicht die zentrale Frage: Welche organisatorische Rolle erfüllt die Funktion?
Muster einer Funktionsbeschreibung
| Bestandteil | Beispiel |
|---|---|
| Funktionsbezeichnung | Teamleitung Kundenservice |
| Zweck der Funktion | Sicherstellung einer zuverlässigen und kundenorientierten Bearbeitung der Kundenanliegen |
| organisatorische Einordnung | Kundenservice; berichtet an die Bereichsleitung |
| Hauptaufgaben | Arbeit koordinieren, Aufgaben priorisieren, Eskalationsfälle bearbeiten, Qualitätskennzahlen beobachten, Mitarbeiter unterstützen |
| Befugnisse | Aufgaben verteilen, Prioritäten festlegen, Kulanzentscheidungen bis 500 € treffen, erforderliche Informationen anfordern |
| Verantwortung | termingerechte Bearbeitung, Einhaltung der Qualitätsstandards, sachgerechte Eskalation kritischer Fälle |
| Informationsrechte/-pflichten | relevante Kunden- und Prozessinformationen erhalten; besondere Vorfälle an die Bereichsleitung melden |
| Schnittstellen | Vertrieb, Logistik, Rechnungswesen, Kunden |
| Vertretung/Eskalation | Vertretung durch zweite Teamleitung; definierte Eskalation an Bereichsleitung |
Zweck → Aufgaben → Befugnisse → Verantwortung → Information → Schnittstellen
Funktionsbeschreibung in Projekten
Auch in Projekten können Rollen wie Projektleitung, Teilprojektleitung, Projektcontrolling oder Projektassistenz beschrieben werden.
Funktionsbeschreibung aktuell halten
Eine Funktionsbeschreibung verliert ihren Nutzen, wenn sie nicht mehr zur tatsächlichen Organisation passt. Veränderungen können durch Digitalisierung, neue Prozesse, andere Befugnisse, neue Schnittstellen oder Reorganisation entstehen.
Funktionsbeschreibung ist keine Arbeitsanweisung
Funktionsbeschreibung → Was und wozu?
Arbeitsanweisung → Wie genau?
Beispiel Funktionsbeschreibung: „Bearbeitet Kundenreklamationen und sorgt für eine sachgerechte Lösung.“
Beispiel Arbeitsanweisung: „Nach Eingang der Reklamation zunächst Vorgangsnummer prüfen, anschließend Kundenkonto öffnen und Fehlercode erfassen.“
Typische Fehler
- Funktion, Stelle und Person vermischen.
- Anforderungen an die Person in die Funktionsbeschreibung übernehmen.
- nur Aufgaben nennen, aber Befugnisse und Verantwortung vergessen.
- Schnittstellen nicht berücksichtigen.
- jeden einzelnen Arbeitsschritt beschreiben.
- Entgelt als zwingenden Kernbestandteil darstellen.
- veraltete Funktionsbeschreibungen weiterverwenden.
- Funktion und konkrete Stelle immer als identisch ansehen.
Prüfungsfälle
Funktion oder Personenanforderung? „Die Einkaufsleitung darf Bestellungen bis 100.000 Euro freigeben.“ → Merkmal der Funktion beziehungsweise Stelle. „Mehrjährige Einkaufserfahrung erforderlich.“ → Anforderung an die Person.
Organigramm oder Funktionsbeschreibung? „Das Qualitätsmanagement ist direkt der Geschäftsführung zugeordnet.“ → organisatorische Einordnung. „Das Qualitätsmanagement analysiert Qualitätsabweichungen und koordiniert Verbesserungsmaßnahmen.“ → Funktionsbeschreibung.
Funktion oder konkrete Stelle? Drei Standorte besitzen jeweils eine Teamleitung Kundenservice. Alle erfüllen dieselbe grundlegende Funktion, haben aber unterschiedliche Mitarbeiterzahlen und Freigabegrenzen → gleiche Funktion, unterschiedliche konkrete Stellen möglich.
Funktionsbeschreibung oder Arbeitsanweisung? „Reklamationen bearbeiten und Kunden über das Ergebnis informieren.“ → Funktions-/Stellenbeschreibung. „Nach Eingang zuerst Vorgangsnummer prüfen und anschließend Kundenkonto öffnen.“ → Arbeits-/Prozessanweisung.
Prüfungsschema Funktionsbeschreibung
- Welche Funktion wird betrachtet?
- Welchen Zweck erfüllt sie?
- Wo ist sie organisatorisch eingeordnet?
- Welche Hauptaufgaben besitzt sie?
- Welche Befugnisse benötigt sie?
- Wofür trägt sie Verantwortung?
- Welche Informationsrechte und -pflichten bestehen?
- Welche Schnittstellen gibt es?
- Bestehen Weisungs-, Vertretungs- oder Eskalationsbefugnisse?
- Passen Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung zusammen?
- Beschreibt das Dokument die Funktion oder bereits Anforderungen an die Person?
- Ist die Funktion von einer konkreten Stelle zu unterscheiden?
- Ist die Beschreibung noch aktuell?
Kurzschema für die Prüfung
Funktion → Zweck → Aufgaben → Befugnisse → Verantwortung → Information → Schnittstellen
Merksätze
Funktionsbeschreibung → Rolle und Beitrag einer Funktion
Stellenbeschreibung → konkrete organisatorische Stelle
Organigramm → organisatorische Einordnung
Anforderungsprofil → Anforderungen an die Person
Stellenprofil → kompakte Gesamtübersicht
organisatorische Kompetenz → Befugnis
persönliche/fachliche Kompetenz → Fähigkeit
Aufgabe + Kompetenz + Verantwortung müssen zusammenpassen
Funktionsbeschreibung ≠ Arbeitsanweisung
Passende Fachwissen-Artikel
Besonders eng verbunden sind Die Stellenbeschreibung, Was ist ein Stellenprofil?, Was versteht man unter einem Anforderungsprofil?, Aufgaben und Kompetenzen, Was ist ein Organigramm? und Was versteht man unter einer Aufbauorganisation?.
Organigramm → Wo?
Funktionsbeschreibung → Welche Rolle?
Stellenbeschreibung → Was gehört zur konkreten Stelle?
Anforderungsprofil → Was muss die Person können?
Häufige Fragen zur Funktionsbeschreibung
Was ist eine Funktionsbeschreibung?
Eine Funktionsbeschreibung erläutert die Rolle einer organisatorischen Funktion sowie beispielsweise Zweck, Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung und Schnittstellen.
Ist eine Funktionsbeschreibung dasselbe wie eine Stellenbeschreibung?
Nicht zwingend. Die Begriffe werden in Unternehmen teilweise ähnlich oder sogar synonym verwendet.
Können mehrere Stellen dieselbe Funktion besitzen?
Ja. Beispielsweise können mehrere Teamleitungsstellen an unterschiedlichen Standorten dieselbe grundlegende Funktion wahrnehmen, aber unterschiedliche konkrete Zuständigkeiten oder Befugnisse besitzen.
Was bedeutet Kompetenz in einer Funktionsbeschreibung?
Im Organisationszusammenhang häufig Befugnis. Im Personalbereich kann Kompetenz dagegen Kenntnisse und Fähigkeiten bezeichnen.
Gehört das Entgelt in eine Funktionsbeschreibung?
Nicht zwingend. Vergütung gehört nicht zum Kern der organisatorischen Funktion.
Fazit
Eine Funktionsbeschreibung schafft Klarheit darüber: Welche Rolle erfüllt eine Funktion innerhalb der Organisation?
Zweck → Aufgaben → Befugnisse → Verantwortung → Informationsbeziehungen → Schnittstellen
Organigramm → Wo befindet sich die Funktion?
Funktionsbeschreibung → Welche Rolle erfüllt sie?
Stellenbeschreibung → Was gehört zur konkreten Stelle?
Anforderungsprofil → Was muss die Person können?
Da der Begriff „Funktionsbeschreibung“ in Unternehmen nicht völlig einheitlich verwendet wird, sollte immer zuerst geprüft werden: Welche Inhalte und welchen Zweck hat das konkrete Dokument?