Ein Anforderungsprofil beschreibt, welche Voraussetzungen, Kenntnisse, Fähigkeiten und Verhaltensweisen eine Person für eine bestimmte Stelle mitbringen sollte.
Die zentrale Frage lautet:
Was muss die Person können oder mitbringen, um die Stelle erfolgreich auszuüben?
Damit ist das Anforderungsprofil klar von der Stellenbeschreibung zu unterscheiden:
Stellenbeschreibung → Was gehört zur Stelle?
Anforderungsprofil → Was muss die Person können?
Stelle beschreiben → Anforderungen ableiten → geeignete Person auswählen
Was ist ein Anforderungsprofil?
Ein Anforderungsprofil ist eine systematische Beschreibung der Anforderungen, die sich aus einer Stelle und ihren Aufgaben ergeben.
- Ausbildung
- Fachkenntnisse
- Berufserfahrung
- methodische Fähigkeiten
- soziale Fähigkeiten
- erfolgskritische Verhaltensanforderungen
- gegebenenfalls besondere arbeitsplatzbezogene Voraussetzungen
Wichtig: Das Anforderungsprofil beschreibt nicht eine konkrete Person, sondern zunächst die Anforderungen der Stelle an eine geeignete Person.
Verbindung zur Stellenbeschreibung
Das Anforderungsprofil sollte nicht unabhängig von der Stelle erfunden werden.
Ausgangspunkt ist die Stellenbeschreibung. Dort ist beispielsweise festgelegt, welche Aufgaben, Verantwortung, Kompetenzen und Schnittstellen zu einer Stelle gehören.
Daraus wird abgeleitet:
Welche Person kann diese Anforderungen voraussichtlich erfüllen?
Stellenbeschreibung → Anforderungen ableiten → Anforderungsprofil
Beispiel
Stellenbeschreibung:
„Führt ein Team von acht Mitarbeitern und koordiniert den täglichen Personaleinsatz.“
Daraus können sich Anforderungen ergeben wie:
- Führungserfahrung
- Kommunikationsfähigkeit
- Konfliktfähigkeit
- Organisationsfähigkeit
Stellenmerkmal → daraus abgeleitete Personenanforderung
Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil unterscheiden
Stellenbeschreibung beschreibt die Stelle.
- führt acht Mitarbeiter
- besitzt Budgetverantwortung
- verhandelt mit Lieferanten
- berichtet an die Bereichsleitung
Anforderungsprofil beschreibt die Anforderungen an die Person.
- Führungserfahrung
- Verhandlungsgeschick
- kaufmännische Kenntnisse
- analytische Fähigkeiten
Stellenbeschreibung → Stelle
Anforderungsprofil → Person
Warum braucht ein Unternehmen ein Anforderungsprofil?
- Bewerber systematischer vergleichen
- Auswahlkriterien vor der Personalsuche festlegen
- Stellenanzeigen vorbereiten
- geeignete Auswahlverfahren bestimmen
- Personalentwicklung planen
- Entwicklungsbedarf erkennen
- Personalentscheidungen nachvollziehbarer machen
Die Anforderungen sollten möglichst feststehen, bevor Bewerber beurteilt werden.
Anforderungsprofil und Personalauswahl
Im Auswahlprozess kann folgende Logik verwendet werden:
Stelle analysieren → Anforderungsprofil erstellen → Auswahlverfahren bestimmen → Bewerber beurteilen → Eignungsprofil erstellen → Soll-Ist-Vergleich → Auswahlentscheidung
Anforderungsprofil = Soll
Eignungsprofil = Ist
Welche Anforderungen können aufgenommen werden?
Eine praktische Gliederung kann beispielsweise sein:
- formale Anforderungen
- fachliche Anforderungen
- methodische Anforderungen
- soziale Anforderungen
- erfolgskritische persönliche beziehungsweise verhaltensbezogene Anforderungen
- gegebenenfalls besondere arbeitsplatzbezogene Anforderungen
Diese Kategorien dienen der Strukturierung. Die Begriffe werden in der Literatur nicht überall identisch verwendet.
1. Formale Anforderungen
Dazu können beispielsweise Bildungsabschluss, Ausbildung, Studium, Führerschein, notwendige Zertifikate oder gesetzlich erforderliche Nachweise gehören.
Beispiel: abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
Formale Anforderungen müssen wirklich notwendig sein
Anforderungen sollten nicht aufgenommen werden, nur weil sie „schon immer so drinstanden“.
Wenn für eine Stelle eine kaufmännische Ausbildung und einschlägige Erfahrung ausreichen, muss ein Hochschulabschluss nicht automatisch zum Muss-Kriterium werden.
Nur Anforderungen aufnehmen, die aus der Stelle sinnvoll ableitbar sind.
2. Fachliche Anforderungen
Fachliche Anforderungen betreffen Wissen und berufliche Kenntnisse, die zur Aufgabenerfüllung benötigt werden.
- Buchhaltungskenntnisse
- Kenntnisse im Einkauf
- Arbeitsrecht
- Qualitätsmanagement
- Softwarekenntnisse
- Fremdsprachen
Fachwissen ist nicht dasselbe wie organisatorische Kompetenz
Diese Unterscheidung ist besonders wichtig.
Im Anforderungsprofil bedeutet Kompetenz häufig Fähigkeit.
In der Organisationslehre kann Kompetenz dagegen Befugnis bedeuten.
Beispiel: Eine Person kennt sich hervorragend mit Vertragsrecht aus → fachliche Fähigkeit. Die Stelle darf Verträge bis 100.000 Euro freigeben → organisatorische Befugnis.
Mehr dazu findest du in Aufgaben und Kompetenzen.
3. Methodische Anforderungen
Methodische Fähigkeiten betreffen die Frage, wie eine Person Aufgaben strukturiert bearbeiten kann.
- Analysefähigkeit
- Problemlösung
- Projektmanagement
- Präsentation
- Planung
- Priorisierung
- Umgang mit Informationen
4. Soziale Anforderungen
Soziale Fähigkeiten betreffen die Zusammenarbeit mit anderen Menschen.
- Kommunikationsfähigkeit
- Teamfähigkeit
- Konfliktfähigkeit
- Verhandlungsgeschick
- Kooperationsfähigkeit
Solche Begriffe sollten möglichst nicht nur als Schlagworte stehen bleiben.
Anforderungen möglichst konkret formulieren
Wenig hilfreich:
„kommunikativ“
Besser:
„kann komplexe Sachverhalte gegenüber Kunden verständlich erläutern und schwierige Gespräche sachlich führen.“
Dadurch wird die Anforderung beobachtbarer und beurteilbarer.
5. Erfolgskritische Verhaltensanforderungen
Statt nach einer bestimmten „Persönlichkeit“ zu suchen, ist es oft hilfreicher zu fragen:
Welches erfolgskritische Verhalten benötigt die Stelle?
Beispiel statt nur „belastbar“:
„kann auch bei hohem Arbeitsaufkommen priorisieren und zuverlässig Entscheidungen treffen.“
Auch Begriffe wie „dynamisch“, „sympathisch“ oder „durchsetzungsstark“ sind ohne konkrete Verhaltensbeschreibung oft zu ungenau.
6. Besondere arbeitsplatzbezogene Anforderungen
Je nach Tätigkeit können zusätzliche Anforderungen notwendig sein, etwa Schichtbereitschaft, Reisebereitschaft, Sprachkenntnisse oder besondere arbeitsplatzbezogene Voraussetzungen.
Sie sollten einen nachvollziehbaren Bezug zur konkreten Tätigkeit besitzen.
Hard Skills und Soft Skills
In der Praxis wird häufig ergänzend zwischen Hard Skills und Soft Skills unterschieden.
Hard Skills sind eher konkret nachweisbare Kenntnisse und Qualifikationen, etwa Ausbildung, Softwarekenntnisse oder Fremdsprachen.
Soft Skills betreffen stärker Verhalten und Zusammenarbeit, etwa Kommunikation, Teamfähigkeit oder Konfliktfähigkeit.
Für ein differenziertes Anforderungsprofil ist die feinere Gliederung nach formal, fachlich, methodisch, sozial und verhaltensbezogen meist hilfreicher.
Muss-, Soll- und Kann-Kriterien
Sehr hilfreich ist eine Gewichtung der Anforderungen.
Muss-Kriterien → zwingend erforderlich
Soll-Kriterien → wichtig, gegebenenfalls entwickelbar
Kann-Kriterien → zusätzlicher Vorteil
Nicht jede wünschenswerte Eigenschaft ist ein Muss-Kriterium.
Warum ist die Gewichtung wichtig?
Ohne Gewichtung entstehen leicht unrealistische Wunschprofile.
Wenn für eine Stelle Hochschulabschluss, zehn Jahre Erfahrung, mehrere Fremdsprachen, Führungserfahrung, IT-Spezialwissen und Rechtskenntnisse verlangt werden, obwohl vieles davon für die Aufgabe gar nicht benötigt wird, können geeignete Bewerber unnötig ausgeschlossen werden.
Mindestanforderung und Idealprofil unterscheiden
Ein Anforderungsprofil sollte zwischen notwendig und wünschenswert unterscheiden.
Ziel ist nicht der „perfekte Bewerber“, sondern eine Person, die die Stelle erfolgreich ausfüllen kann.
Anforderungen aus Aufgaben ableiten
Ein gutes Anforderungsprofil sollte sich nicht aus allgemeinen Vorstellungen ergeben.
Beispiel: Aufgabe regelmäßige Lieferantenverhandlungen → mögliche Anforderungen: Verhandlungsgeschick, Kenntnisse im Einkauf, sichere Kommunikation.
Aufgabe Team von 15 Mitarbeitern führen → mögliche Anforderungen: Führungserfahrung, Konfliktfähigkeit, Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.
Aufgabe → erforderliches Verhalten/Wissen → Anforderung
Anforderungen aus Verantwortung ableiten
Auch Verantwortung beeinflusst das Anforderungsprofil.
Beispiel: Eine Stelle besitzt hohe Budgetverantwortung. Daraus können Anforderungen wie betriebswirtschaftliches Verständnis, Zahlenverständnis und sorgfältiger Umgang mit wirtschaftlichen Risiken entstehen.
Anforderungen aus Schnittstellen ableiten
Eine Stelle mit vielen internen und externen Schnittstellen benötigt möglicherweise besondere Kommunikations-, Moderations- und Abstimmungsfähigkeiten.
Anforderungen aus dem Handlungsspielraum ableiten
Besitzt eine Stelle große Entscheidungsspielräume, können beispielsweise Entscheidungsfähigkeit, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein wichtiger werden.
Anforderungen müssen aus der konkreten Stelle abgeleitet werden.
Wie entsteht ein Anforderungsprofil?
- Stelle verstehen. Stellenbeschreibung, Aufgaben und Verantwortung prüfen.
- Erfolgskritische Anforderungen bestimmen.
- Anforderungen strukturieren.
- Anforderungen konkret formulieren.
- Gewichtung festlegen. Muss, Soll oder Kann?
- Bewertungskriterien festlegen.
- Auswahlmethoden ableiten.
Wer sollte das Anforderungsprofil erstellen?
Je nach Unternehmen können zuständige Führungskraft, Personalabteilung, Fachbereich, erfahrene Stelleninhaber oder weitere relevante Fachstellen beteiligt sein.
Wichtig ist, dass die Anforderungen die tatsächliche Stelle widerspiegeln.
Bestehende Stelleninhaber als Informationsquelle
Erfahrene Stelleninhaber können wertvolle Informationen über schwierige Situationen, typische Schnittstellen und erfolgskritische Fähigkeiten liefern.
Aber: Das Anforderungsprofil sollte nicht einfach die Eigenschaften des aktuellen Stelleninhabers kopieren.
Der bisherige Stelleninhaber ist nicht automatisch das Idealprofil
Eine erfolgreiche Person kann Eigenschaften besitzen, die für die Stelle hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich sind.
Die entscheidende Frage bleibt: Was verlangt die Stelle tatsächlich?
Anforderungsanalyse statt Personenbeschreibung
Die Erstellung des Profils kann als Anforderungsanalyse verstanden werden.
Dabei wird untersucht, welche Anforderungen sich aus Aufgaben, Verantwortung, Arbeitsbedingungen und Zusammenarbeit ergeben.
Arbeitsplatzanalyse richtig einordnen
Eine Analyse des Arbeitsplatzes oder der Tätigkeit kann Informationen für ein Anforderungsprofil liefern.
- Stellenbeschreibung
- Beobachtung
- Interviews
- vorhandene Dokumente
- Befragung erfahrener Mitarbeiter
- Analyse typischer Arbeitssituationen
Die Methodenlehre der Arbeitsplatzanalyse ist aber nicht der Kern des Anforderungsprofils.
Kritische Situationen betrachten
Hilfreich kann die Frage sein: In welchen Situationen entscheidet sich, ob jemand die Stelle erfolgreich ausüben kann?
Bei einer Führungskraft können das beispielsweise Konflikte zwischen Mitarbeitern, kurzfristiger Personalausfall, schlechte Zielerreichung oder schwierige Mitarbeitergespräche sein.
Beispiel: Teamleitung Kundenservice
Stellenaufgaben: zehn Mitarbeiter führen, Dienstpläne koordinieren, Beschwerden bearbeiten, Kennzahlen überwachen.
Formale Anforderungen: abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
Fachlich: Kenntnisse im Kundenservice und Verständnis relevanter Kennzahlen.
Methodisch: Planung, Priorisierung, Problemlösung.
Sozial: Kommunikation, Konfliktfähigkeit, Führung.
Verhaltensbezogen: kann Verantwortung übernehmen, Entscheidungen treffen und auch bei hoher Auslastung strukturiert priorisieren.
Anforderungen beurteilbar machen
Nicht jede Anforderung lässt sich exakt messen. Sie sollte aber möglichst so formuliert sein, dass eine nachvollziehbare Beurteilung möglich ist.
Unklar: „gute Führungskraft“
Besser: „kann Ziele verständlich vermitteln, Aufgaben delegieren und schwierige Mitarbeitergespräche strukturiert führen.“
Bewertungsskalen
Für die Personalauswahl können Anforderungen beispielsweise mit „nicht erfüllt“, „teilweise erfüllt“, „erfüllt“ oder „deutlich übertroffen“ bewertet werden.
Wichtig ist vor allem eine möglichst einheitliche Bewertungslogik.
Anforderungsprofil und Stellenanzeige
Eine Stellenanzeige kann wesentliche Anforderungen aus dem Anforderungsprofil übernehmen.
Anforderungsprofil ≠ Stellenanzeige
Anforderungsprofil und Eignungsprofil
Anforderungsprofil → Was braucht die Stelle?
Eignungsprofil → Was bringt die Person mit?
Danach erfolgt der Soll-Ist-Vergleich.
Auswahlmethoden müssen zur Anforderung passen
Ein Lebenslauf eignet sich gut zur Prüfung von Ausbildung, Berufserfahrung oder Zertifikaten. Für Konfliktfähigkeit oder Gesprächsführung liefert er dagegen nur begrenzte Informationen.
Anforderung bestimmt Auswahlmethode.
- Fachwissen → Fachfragen, Arbeitsprobe, Fallaufgabe
- Berufserfahrung → Lebenslauf, strukturiertes Interview
- Präsentationsfähigkeit → Präsentationsaufgabe
- Gesprächsführung → Rollenspiel oder situative Interviewfrage
- analytische Fähigkeiten → Fallstudie, Test oder Arbeitsprobe
Strukturierte Auswahl statt Bauchgefühl
Ein Anforderungsprofil reduziert das Risiko, Bewerber nur nach Sympathie, Ähnlichkeit oder spontaner Wirkung zu beurteilen.
Die Leitfrage lautet: Wie gut erfüllt die Person die vorher festgelegten Anforderungen?
Anforderungen nicht während des Interviews verändern
Anforderungen und Gewichtung sollten möglichst vor der Bewertung festgelegt werden und für Bewerber einheitlich angewendet werden.
Realistische Anforderungen
Ein Anforderungsprofil sollte weder zu niedrig noch unnötig hoch angesetzt sein.
Zu niedrige Anforderungen können Fehlbesetzungen begünstigen. Überzogene Anforderungen können den Bewerberkreis unnötig verkleinern.
Wenn Anforderungen deutlich übertroffen werden
Wer Anforderungen deutlich übertrifft, ist nicht automatisch ungeeignet. Entscheidend ist, ob Aufgaben, Erwartungen und Entwicklungsmöglichkeiten zur Person passen.
Anforderungen brauchen einen sachlichen Stellenbezug
Anforderungen sollten sich auf die tatsächliche Tätigkeit beziehen.
Unklare oder sachlich nicht begründete Formulierungen wie „junges, dynamisches Teammitglied“ sind weder fachlich präzise noch ein gutes Anforderungskriterium.
Anforderungen müssen einen sachlichen Bezug zur Stelle besitzen.
Anforderungen regelmäßig überprüfen
Anforderungsprofile können durch Digitalisierung, neue Software, neue Aufgaben, veränderte Kundenanforderungen, Reorganisation oder neue Verantwortungsbereiche veralten.
Stelle verändert sich → Anforderungsprofil mitprüfen
Anforderungsprofil in der Personalentwicklung
Anforderungsprofile sind nicht nur für Neueinstellungen nützlich.
- Entwicklungsplanung
- Weiterbildung
- Nachfolgeplanung
- Potenzialbeurteilung
Anforderung der Zielstelle → vorhandene Fähigkeiten → Entwicklungsbedarf
Anforderungsprofil und Stellenbewertung unterscheiden
Das Anforderungsprofil beschreibt, welche Person für eine Stelle geeignet ist. Eine Stellenbewertung beurteilt dagegen die Wertigkeit beziehungsweise Anforderungen einer Stelle im Vergütungs- oder Bewertungssystem.
Anforderungsprofil und Leistungsbeurteilung unterscheiden
Anforderungsprofil → Anforderungen
Leistungsbeurteilung → tatsächliche Leistung
Häufige Fehler bei Anforderungsprofilen
- zu viele Anforderungen
- unklare Begriffe
- Person statt Stelle analysieren
- Anforderungen nicht gewichten
- Kriterien nicht beurteilbar formulieren
- Auswahlmethode passt nicht zur Anforderung
- Profil ist veraltet
Typische Fehler in der Prüfung
- „Das Anforderungsprofil beschreibt die Stelle“: Nicht ganz. Die Stelle ist Ausgangspunkt; beschrieben werden die daraus abgeleiteten Anforderungen an die Person.
- „Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil sind dasselbe“: Falsch.
- „Kompetenz bedeutet immer Entscheidungsbefugnis“: Falsch.
- „Jede Anforderung muss ein Muss-Kriterium sein“: Falsch.
- „Soft Skills kann man nur nach Bauchgefühl beurteilen“: Falsch.
- „Anforderungsprofil und Eignungsprofil sind dasselbe“: Falsch.
- „Der aktuelle Stelleninhaber definiert automatisch das ideale Profil“: Falsch.
- „Eine Stellenanzeige ist das vollständige Anforderungsprofil“: Falsch.
- „Ein Anforderungsprofil wird nur für Neueinstellungen benötigt“: Falsch.
Prüfungsfälle
Stellenbeschreibung oder Anforderungsprofil? „Führt ein Team von zwölf Mitarbeitern.“ → Stellenbeschreibung. „Mehrjährige Führungserfahrung erforderlich.“ → Anforderungsprofil.
Muss oder Soll? Gesetzlich vorgeschriebene Qualifikation → Muss. Zusätzliche Fremdsprache → je nach Bedeutung Soll oder Kann.
Unklare Anforderung: „Der Bewerber muss dynamisch sein.“ → konkretes erfolgskritisches Verhalten fehlt.
Falsche Auswahlmethode: Konfliktfähigkeit ausschließlich aus dem Lebenslauf ableiten → ungeeignet.
Wunschprofil: Für eine einfache Sachbearbeiterstelle werden zahlreiche nicht erforderliche Spitzenanforderungen verlangt → Profil überzogen.
Eignungsprofil: kaufmännische Ausbildung vorhanden, Excel sehr gut, wenig Kundenerfahrung → Soll-Ist-Vergleich und gegebenenfalls Entwicklungsbedarf.
Prüfungsschema Anforderungsprofil
- Welche Stelle wird betrachtet?
- Welche Hauptaufgaben bestehen?
- Welche Verantwortung besitzt die Stelle?
- Welche Schnittstellen bestehen?
- Welche Anforderungen ergeben sich daraus?
- Ist jede Anforderung tatsächlich relevant?
- Ist sie konkret und nachvollziehbar formuliert?
- Ist sie beobachtbar beziehungsweise beurteilbar?
- Wie wichtig ist sie? Muss, Soll oder Kann?
- Wie soll sie überprüft werden?
- Passt die Auswahlmethode zur Anforderung?
- Wird die Person mit dem Profil verglichen? → Eignungsprofil.
- Werden Kriterien möglichst einheitlich angewendet?
- Ist das Anforderungsprofil aktuell?
Merksatz für die Prüfung
Stellenbeschreibung → Was gehört zur Stelle?
Anforderungsprofil → Was muss die Person können?
Eignungsprofil → Was bringt die Person tatsächlich mit?
Stelle analysieren → Anforderungen ableiten → gewichten → prüfen → Soll-Ist-Vergleich
organisatorische Kompetenz → Befugnis
persönliche Kompetenz → Fähigkeit
Muss-Kriterium → zwingend
Soll-Kriterium → wichtig
Kann-Kriterium → zusätzlicher Vorteil
Passende Fachwissen-Artikel
Dieser Beitrag baut unmittelbar auf Die Stellenbeschreibung und Aufgaben und Kompetenzen auf.
Besonders passend sind außerdem Die Auswahl und der Einsatz der Mitarbeiter, Das Delegieren von Aufgaben sowie die Beiträge zu Personalbedarf, Stellenplanung und Stellenprofil.
Häufige Fragen zum Anforderungsprofil
Was ist ein Anforderungsprofil?
Eine systematische Beschreibung der Anforderungen, die eine Person erfüllen sollte, um eine bestimmte Stelle erfolgreich auszuüben.
Was gehört in ein Anforderungsprofil?
Je nach Stelle beispielsweise formale, fachliche, methodische, soziale und verhaltensbezogene Anforderungen.
Was ist der Unterschied zur Stellenbeschreibung?
Die Stellenbeschreibung beschreibt die Stelle. Das Anforderungsprofil beschreibt die daraus abgeleiteten Anforderungen an die Person.
Was ist der Unterschied zum Eignungsprofil?
Das Anforderungsprofil beschreibt den Soll-Zustand. Das Eignungsprofil beschreibt die tatsächlichen Kenntnisse und Fähigkeiten einer Person.
Was sind Muss-, Soll- und Kann-Kriterien?
Muss-Kriterien sind zwingend, Soll-Kriterien wichtig und Kann-Kriterien zusätzliche Vorteile.
Warum sollten Anforderungen konkret formuliert werden?
Damit sie nachvollziehbar und möglichst einheitlich beurteilt werden können.
Muss ein Anforderungsprofil regelmäßig aktualisiert werden?
Ja, wenn sich Stelle, Aufgaben, Technik, Verantwortung oder Arbeitsbedingungen wesentlich verändern.
Fazit
Ein gutes Anforderungsprofil ist keine Wunschliste für den „perfekten Bewerber“.
Es beschreibt möglichst konkret, was eine Person für eine bestimmte Stelle tatsächlich benötigt.
Stellenbeschreibung → Anforderungen ableiten → Anforderungen strukturieren → Muss/Soll/Kann festlegen → Auswahlmethode bestimmen → Eignungsprofil vergleichen
Stellenbeschreibung beschreibt die Stelle.
Anforderungsprofil beschreibt die Anforderungen an die Person.
Was gehört zur Stelle? → Was muss die Person dafür können?