Ein Organigramm ist die grafische Darstellung der formalen Aufbauorganisation eines Unternehmens.
Es zeigt insbesondere Stellen, Abteilungen, Bereiche, Hierarchieebenen, Unterstellungsverhältnisse, Leitungsbeziehungen und gegebenenfalls Stabsstellen.
Damit beantwortet ein Organigramm vor allem die Frage: Wer ist organisatorisch wo eingeordnet und wem unterstellt?
Organigramm → grafische Darstellung der Aufbauorganisation
Was zeigt ein Organigramm?
Ein Organigramm kann beispielsweise erkennen lassen:
Geschäftsführung → Einkauf | Produktion | Vertrieb | Personal
- welche Organisationseinheiten existieren
- welche Einheiten über- beziehungsweise untergeordnet sind
- wie viele Hierarchieebenen bestehen
- welche Stellen Leitungsfunktionen besitzen
- wo Stabsstellen angeordnet sind
Organigramm und Aufbauorganisation
Ein Organigramm entsteht nicht am Anfang der Organisationsgestaltung.
Zunächst werden Aufgaben analysiert, zu Stellen gebündelt, Kompetenzen und Verantwortung zugeordnet und Leitungsbeziehungen festgelegt. Erst anschließend lässt sich diese Struktur grafisch darstellen.
Aufgabenanalyse → Aufgabensynthese → Stellenbildung → Leitungsbeziehungen → Organigramm
Mehr dazu findest du im Beitrag Was versteht man unter einer Aufbauorganisation?.
Welche Elemente enthält ein Organigramm?
- Stellen
- Instanzen
- Stabsstellen
- Teams
- Abteilungen
- Bereiche
- Geschäftsbereiche
Was ist eine Stelle im Organigramm?
Eine Stelle ist eine dauerhaft definierte organisatorische Einheit. Beispiele sind Sachbearbeiter Einkauf oder Leiter Vertrieb.
Stelle ≠ Person
Der Name eines Stelleninhabers kann zusätzlich angegeben werden. Die organisatorische Stelle besteht aber grundsätzlich unabhängig von der konkreten Person.
Was ist eine Instanz im Organigramm?
Eine Instanz ist eine Stelle mit Leitungs- beziehungsweise Weisungsbefugnissen. Beispiele sind Teamleitung, Abteilungsleitung, Bereichsleitung oder Geschäftsführung.
Instanz → Leitungsstelle
Was ist eine Stabsstelle im Organigramm?
Eine klassische Stabsstelle unterstützt und berät eine Leitungsinstanz. Sie wird im Organigramm häufig seitlich neben der unterstützten Instanz dargestellt.
Stab → Beratung, nicht zusätzliche Linieninstanz
Eine klassische Stabsstelle besitzt grundsätzlich keine Linien-Weisungsbefugnis.
Beispiel eines einfachen Organigramms
Geschäftsführung
↓
Einkauf | Produktion | Vertrieb | Personal
Unterhalb des Vertriebs kann beispielsweise stehen: Vertriebsleitung → Innendienst | Außendienst. Neben der Geschäftsführung kann eine Stabsstelle Recht angeordnet sein.
Verbindungslinien im Organigramm
Linien zwischen Organisationseinheiten stellen typischerweise Unterstellungs- und Leitungsbeziehungen dar.
Geschäftsführung → Vertriebsleitung → Vertriebsmitarbeiter
Linien sind keine Prozesswege
Eine häufige Prüfungsfalle ist die Annahme, eine Linie im Organigramm zeige, wie ein Auftrag durch das Unternehmen läuft. Das ist falsch.
Organigramm → Struktur
Ablaufdiagramm → Prozess
Mehr dazu findest du in Was versteht man unter Aufbau- und Ablauforganisation?.
Organigramm und Swimlane-Diagramm unterscheiden
Ein Organigramm zeigt vor allem Stellen, Hierarchie und Unterstellung. Ein Swimlane-Diagramm zeigt dagegen Prozessschritte, Reihenfolge und beteiligte Stellen beziehungsweise Abteilungen.
Swimlane → Prozess + organisatorische Zuständigkeit
Leitungstiefe aus dem Organigramm erkennen
Aus einem Organigramm kann häufig die Leitungstiefe erkannt werden.
- Geschäftsführung
- Bereichsleitung
- Abteilungsleitung
- Teamleitung
- Mitarbeiter
Je mehr Ebenen zwischen oberster Leitung und ausführender Stelle liegen, desto steiler ist die Hierarchie tendenziell.
Flache Hierarchie im Organigramm
Eine flache Hierarchie besitzt wenige Hierarchieebenen. Mögliche Auswirkungen sind:
- kürzere formale Leitungswege
- größere Leitungsspannen
- mehr Eigenverantwortung möglich
Wie schnell Entscheidungen tatsächlich getroffen werden, lässt sich aus dem Organigramm allein aber nicht sicher ableiten.
Steile Hierarchie im Organigramm
Eine steile Hierarchie besitzt viele Hierarchieebenen. Mögliche Auswirkungen sind kleinere Leitungsspannen, engere Führung und längere formale Leitungswege.
Leitungsspanne aus dem Organigramm erkennen
Die Leitungsspanne beschreibt, wie viele Stellen beziehungsweise Einheiten einer Führungskraft unmittelbar unterstellt sind.
Beispiel: Eine Vertriebsleitung hat direkt unter sich Team Nord, Team Süd, Team West und Team Online. Leitungsspanne: 4 direkt unterstellte Einheiten.
Leitungsspanne → horizontal
Leitungstiefe → vertikal
Funktionale Organisation im Organigramm
Bei einer funktionalen Organisation wird das Unternehmen nach betrieblichen Funktionen gegliedert.
Geschäftsführung → Einkauf | Produktion | Vertrieb | Personal | Finanzen
funktionale Organisation → Gliederung nach Funktionen
Spartenorganisation im Organigramm
Bei einer Spartenorganisation wird nach Objekten gegliedert, beispielsweise Produkten, Produktgruppen, Märkten, Regionen oder Kundengruppen.
Geschäftsführung → Sparte Pkw | Sparte Nutzfahrzeuge | Sparte Motorräder
Spartenorganisation → Gliederung nach Objekten
Matrixorganisation im Organigramm
Eine Matrixorganisation kombiniert zwei Organisationsdimensionen, beispielsweise Funktion × Produkt. Das klassische hierarchische Baumdiagramm reicht für die Darstellung einer Matrix deshalb häufig nicht aus.
Mehr zu den Organisationsformen findest du in Ein Überblick über die Organisationssysteme.
Organigramm verrät nicht automatisch das Leitungssystem
Ein Organigramm kann Hinweise auf Einlinie, Mehrlinie, Stablinie oder Matrixbeziehungen geben. Aber nicht jede grafische Linie ist ohne Erläuterung eindeutig interpretierbar.
Bei komplexeren Organigrammen kann deshalb eine Legende sinnvoll sein, etwa für Linien-, Fach- oder Projektbeziehungen.
Organigramm und Einliniensystem
Ein Einliniensystem lässt sich häufig besonders übersichtlich darstellen. Jede Stelle besitzt grundsätzlich eine direkte übergeordnete Weisungsinstanz. Dadurch entsteht eine baumartige Hierarchie.
Organigramm und Stabliniensystem
Im Stabliniensystem bleibt die Linienhierarchie bestehen. Zusätzlich befinden sich Stabsstellen seitlich an bestimmten Instanzen.
Geschäftsführung — Stabsstelle Recht
↓
Einkauf | Produktion | Vertrieb
Vertikale, horizontale und gemischte Darstellung
Bei einer vertikalen Darstellung verläuft die Hierarchie typischerweise von oben nach unten. Bei einer horizontalen Darstellung beispielsweise von links nach rechts. Größere Organisationen können beide Formen kombinieren.
Entscheidend ist nicht die optische Richtung, sondern dass die organisatorischen Beziehungen eindeutig erkennbar sind.
Welche Informationen können zusätzlich enthalten sein?
Ein Organigramm kann neben Stellenbezeichnungen weitere Angaben enthalten, beispielsweise Namen von Stelleninhabern, Personalstärke, Standorte, Kontaktdaten oder Verantwortungsbereiche. Diese Angaben sind nicht zwingender Bestandteil eines Organigramms.
Stellenname oder Personenname?
Für Organisationszwecke ist häufig die Stellenbezeichnung wichtiger. Beispiel: Leiter Personal statt nur Herr Müller. Personen können wechseln, während die Organisationsstruktur bestehen bleibt.
Organigramm und Stellenbeschreibung
Das Organigramm zeigt, wo eine Stelle organisatorisch eingeordnet ist. Die Stellenbeschreibung erläutert genauer Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung, Unterstellung und gegebenenfalls Überstellung.
Organigramm → Wo befindet sich die Stelle?
Stellenbeschreibung → Was gehört zur Stelle?
Organigramm und Anforderungsprofil
Das Organigramm zeigt die organisatorische Position. Ein Anforderungsprofil beschreibt dagegen, welche Anforderungen ein Stelleninhaber erfüllen sollte.
Organigramm und Geschäftsprozess
Ein Organigramm ist strukturell orientiert. Geschäftsprozesse verlaufen dagegen häufig quer durch mehrere Bereiche.
Beispiel Kundenauftrag: Vertrieb → Einkauf → Produktion → Logistik → Rechnungswesen
Im Organigramm können diese Bereiche nebeneinander stehen. Im Prozess arbeiten sie nacheinander beziehungsweise miteinander.
Formale und informale Organisation
Ein Organigramm bildet vor allem die formale Organisation ab. Im Alltag entstehen zusätzlich informelle Netzwerke, direkte Abstimmungen und persönliche Ansprechpartner.
Organigramm zeigt Soll-Struktur – nicht automatisch jede tatsächliche Zusammenarbeit.
Was zeigt ein Organigramm nicht?
- konkrete Arbeitsabläufe
- Bearbeitungszeiten
- tatsächliche Kommunikationswege
- informelle Machtstrukturen
- detaillierte Aufgaben jeder Stelle
- Qualifikation der Stelleninhaber
- tatsächliche Entscheidungsgeschwindigkeit
Formale Macht und tatsächlicher Einfluss
Eine Person kann im Organigramm relativ weit unten stehen und trotzdem großen informellen Einfluss besitzen.
Organigramm ≠ vollständige Realität des Unternehmens
Zentralisierung aus einem Organigramm erkennen
Ein Organigramm kann Hinweise darauf geben, ob Aufgaben stärker zentral oder dezentral organisiert sind.
Nur eine zentrale Einkaufsabteilung für alle Bereiche kann beispielsweise auf Aufgabenzentralisierung hindeuten. Besitzt jede Sparte einen eigenen Einkauf, spricht das eher für stärkere Aufgabendezentralisierung.
Aber: Aus dem Organigramm allein lässt sich nicht immer erkennen, wo konkrete Entscheidungsbefugnisse liegen.
Mehr dazu findest du in Zentralisierung und Dezentralisierung.
Räumliche Verteilung lässt sich nicht automatisch erkennen
Nebeneinander dargestellte Organisationseinheiten müssen sich nicht an unterschiedlichen Standorten befinden. Das Organigramm zeigt primär organisatorische Beziehungen und nicht zwingend räumliche Entfernung.
Wie liest man ein Organigramm?
- Oberste Leitung suchen.
- Erste Gliederungsebene prüfen. Funktionen, Produkte, Regionen oder Kunden?
- Hierarchieebenen zählen.
- Weisungs- und Unterstellungsbeziehungen prüfen.
- Stabsstellen suchen.
- Leitungsspannen betrachten.
- Zentralisierung oder Dezentralisierung prüfen.
- Besonderheiten erkennen. Matrix, Projekte, Mehrfachbeziehungen?
Beispiel: Organigramm analysieren
Geschäftsführung → Einkauf | Produktion | Vertrieb | Personal
Unter dem Vertrieb: Vertrieb Inland | Vertrieb Ausland. Neben der Geschäftsführung: Stabsstelle Recht.
Daraus lässt sich eine überwiegend funktionale Gliederung auf der ersten Ebene erkennen. Der Vertrieb wird zusätzlich marktbezogen unterteilt. Die Rechtsstelle ist als Stab der Geschäftsführung zugeordnet.
Organigramme zeigen häufig Mischformen
In der Praxis folgen Unternehmen selten nur einem einzigen Lehrbuchmodell. Eine Organisation kann beispielsweise auf der ersten Ebene nach Sparten gegliedert sein, innerhalb der Sparten funktional arbeiten und zusätzlich zentrale Stabsstellen besitzen.
Organigramm erstellen – sinnvolle Schritte
- Organisationseinheiten bestimmen.
- Hierarchie festlegen.
- Leitungsbeziehungen eintragen.
- Stabsstellen kennzeichnen.
- Gliederungsprinzip sichtbar machen.
- Darstellung vereinheitlichen.
- bei Bedarf Legende ergänzen.
Anforderungen an ein gutes Organigramm
- übersichtlich
- eindeutig
- aktuell
- verständlich
- nicht unnötig detailliert
Detailgrad des Organigramms
Es gibt nicht den einen richtigen Detailgrad. Ein Konzernorganigramm kann nur Vorstand und Geschäftsbereiche zeigen. Ein Abteilungsorganigramm kann dagegen Teams und einzelne Stellen enthalten.
So detailliert wie nötig – nicht so detailliert wie möglich.
Organigramme müssen aktuell gehalten werden
Ein veraltetes Organigramm kann zu falschen Annahmen über Zuständigkeiten und Strukturen führen. Bei organisatorischen Änderungen sollte die Darstellung deshalb angepasst werden.
Vorteile eines Organigramms
- Strukturen schnell verständlich machen
- Zuständigkeiten sichtbar machen
- Hierarchien darstellen
- Orientierung für neue Mitarbeiter erleichtern
- organisatorische Veränderungen veranschaulichen
- Doppelstrukturen sichtbar machen
Grenzen und Nachteile eines Organigramms
- komplexe Organisationen werden schnell unübersichtlich
- informale Beziehungen fehlen
- Prozesse werden nicht dargestellt
- Entscheidungskompetenzen sind nicht immer vollständig sichtbar
- Darstellungen können schnell veralten
- komplexe Aufgaben werden stark vereinfacht
Typische Fehler in der Prüfung
- „Das Organigramm zeigt die Ablauforganisation“: Falsch.
- „Eine Linie zeigt immer einen Geschäftsprozess“: Falsch.
- „Eine Stelle ist dasselbe wie ein Stelleninhaber“: Falsch.
- „Eine Stabsstelle ist automatisch Vorgesetzter der Linie“: Falsch.
- „Nebeneinander dargestellte Abteilungen befinden sich räumlich nebeneinander“: Falsch.
- „Aus einem Organigramm erkennt man immer alle Entscheidungskompetenzen“: Falsch.
- „Ein Organigramm zeigt die tatsächliche informale Zusammenarbeit“: Falsch.
- „Eine funktionale Organisation erkennt man an mehreren Hierarchieebenen“: Falsch.
- „Spartenorganisation bedeutet mehrere Standorte“: Falsch.
- „Je detaillierter ein Organigramm, desto besser“: Falsch.
Prüfungsfälle
Stabsstelle: Eine Rechtsstelle steht seitlich neben der Geschäftsführung und besitzt keine Linienverbindung zu den Vertriebsmitarbeitern → klassische Stabsstelle.
Funktionale Organisation: Unterhalb der Geschäftsführung befinden sich Einkauf, Produktion, Vertrieb und Personal → Gliederung nach Funktionen beziehungsweise Verrichtungen.
Spartenorganisation: Unterhalb des Vorstandes stehen Produktgruppe A, B und C → Gliederung nach Objekten.
Flache Hierarchie: Geschäftsführung → acht Teamleitungen → Mitarbeiter → wenige Hierarchieebenen und möglicherweise große Leitungsspanne.
Zentral oder dezentral? Drei Sparten besitzen jeweils eigenen Einkauf, Vertrieb und Controlling → Hinweis auf stärkere Aufgabendezentralisierung. Ob auch Entscheidungen dezentralisiert sind, lässt sich daraus nicht zwingend vollständig ableiten.
Organigramm oder Ablaufdiagramm? Auftrag prüfen → Bestand prüfen → kommissionieren → versenden → Rechnung erstellen → Darstellung eines Ablaufs beziehungsweise Prozesses.
Prüfungsschema Organigramm
- Was zeigt die Grafik? Struktur oder Prozess?
- Wer ist die oberste Leitung?
- Welche Organisationseinheiten gibt es?
- Wer ist wem unterstellt?
- Gibt es Stabsstellen?
- Wie viele Hierarchieebenen bestehen?
- Wie groß sind die Leitungsspannen?
- Nach welchem Prinzip wird gegliedert? funktional, Sparten, Matrix oder Mischform?
- Gibt es Hinweise auf Zentralisierung oder Dezentralisierung?
- Welche Aussagen lassen sich gerade nicht aus dem Organigramm ableiten?
Merksatz für die Prüfung
Organigramm = grafische Darstellung der formalen Aufbauorganisation
Stellen → Abteilungen → Hierarchie → Leitungsbeziehungen → Stäbe
Organigramm ≠ Prozessdiagramm
Organigramm ≠ Stellenbeschreibung
Organigramm ≠ vollständige Realität des Unternehmens
Leitungsspanne → horizontal
Leitungstiefe → vertikal
funktional → nach Verrichtungen
Sparten → nach Objekten
Stab → Beratung
Passende Fachwissen-Artikel
Dieser Beitrag baut insbesondere auf Was versteht man unter einer Aufbauorganisation? und Ein Überblick über die Organisationssysteme auf.
Besonders passend sind außerdem Aufbau- und Ablauforganisation, Zentralisierung und Dezentralisierung und Aufgabenanalyse.
Häufige Fragen zum Organigramm
Was ist ein Organigramm?
Ein Organigramm ist die grafische Darstellung der formalen Aufbauorganisation eines Unternehmens.
Was zeigt ein Organigramm?
Typischerweise Stellen, Abteilungen, Hierarchieebenen, Unterstellungsverhältnisse und gegebenenfalls Stabsstellen.
Zeigt ein Organigramm Arbeitsabläufe?
Nein. Arbeitsabläufe gehören zur Ablauforganisation und werden beispielsweise in Ablauf- oder Prozessdiagrammen dargestellt.
Was zeigt eine Linie im Organigramm?
Typischerweise eine organisatorische Unterstellungs- beziehungsweise Leitungsbeziehung. Bei komplexeren Darstellungen kann eine Legende die genaue Bedeutung festlegen.
Was kann ein Organigramm nicht zeigen?
Unter anderem vollständige Arbeitsabläufe, informale Beziehungen, tatsächliche Kommunikation oder sämtliche Entscheidungskompetenzen.
Fazit
Ein Organigramm ist mehr als eine Sammlung von Kästchen und Linien.
Es macht die formale Aufbauorganisation eines Unternehmens sichtbar.
Organisationseinheiten erkennen → Hierarchie prüfen → Leitungsbeziehungen bestimmen → Gliederungsprinzip erkennen → Stäbe und Besonderheiten einordnen
Ein Organigramm zeigt die formale Struktur – nicht automatisch die tatsächlichen Arbeitsabläufe und sozialen Beziehungen im Unternehmen.