Eine Zielvereinbarung legt fest, welche Ergebnisse oder Entwicklungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreicht werden sollen.
Sie wird häufig zwischen Führungskraft und Mitarbeiter vereinbart und ist ein Instrument der Mitarbeiterführung.
Eine gute Zielvereinbarung beantwortet insbesondere vier Fragen:
- Was soll erreicht werden?
- Woran wird die Zielerreichung gemessen?
- Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
- Welche Rahmenbedingungen und Unterstützungen sind erforderlich?
Zielvereinbarungen dienen damit nicht nur der Motivation. Sie können außerdem zur Orientierung, Steuerung, Leistungsbeurteilung und Personalentwicklung beitragen.
Was versteht man unter einer Zielvereinbarung?
Bei einer Zielvereinbarung stimmen Führungskraft und Mitarbeiter konkrete Ziele miteinander ab.
Typische Bestandteile sind:
- Zielinhalt
- Ausgangssituation
- Zielwert beziehungsweise gewünschtes Ergebnis
- Messkriterien
- Zeitraum
- Verantwortlichkeiten
- notwendige Ressourcen
- gegebenenfalls Zwischenziele
Dadurch wird später nachvollziehbar, ob und in welchem Umfang ein Ziel erreicht wurde.
Zielvereinbarungen sind eng mit dem Führungsansatz Management by Objectives (MbO) verbunden.
Der Grundgedanke lautet:
Unternehmensziel → Bereichsziel → Teamziel → Mitarbeiterziel
Übergeordnete Unternehmensziele werden also in konkretere Ziele für einzelne Bereiche und Beschäftigte übersetzt.
Welche Zielarten gibt es?
Ziele können nach unterschiedlichen Merkmalen unterschieden werden.
| Zielart | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Strategisch | Langfristige Ausrichtung | Marktanteil erhöhen |
| Operativ | Konkrete Umsetzung | Bearbeitungszeiten senken |
| Quantitativ | Zahlenmäßig messbar | 20 Neukunden gewinnen |
| Qualitativ | Qualitätsbezogene Verbesserung | Beratungsqualität erhöhen |
| Ergebnisziel | Konkretes Resultat | Projekt fristgerecht abschließen |
| Entwicklungsziel | Kompetenzen ausbauen | Präsentationsfähigkeit verbessern |
Wichtig: Diese Kategorien beschreiben unterschiedliche Merkmale eines Ziels und schließen sich deshalb nicht gegenseitig aus.
Ein Ziel kann beispielsweise gleichzeitig operativ, quantitativ und ergebnisorientiert sein.
Beispiel:
„Bis zum Jahresende 20 neue Kunden gewinnen.“
Das Ziel ist operativ, quantitativ und zugleich ein Ergebnisziel.
Wie sollten Ziele formuliert werden?
Eine bekannte Orientierung bietet die SMART-Regel.
SMART steht häufig für:
- S – spezifisch
- M – messbar
- A – attraktiv beziehungsweise akzeptiert
- R – realistisch
- T – terminiert
Ein ungeeignetes Ziel wäre:
„Die Kundenbetreuung soll besser werden.“
Hier ist weder klar, was genau verbessert werden soll, noch wie die Zielerreichung geprüft wird.
Konkreter wäre:
„Bis zum 31. Dezember sollen mindestens 90 Prozent aller Kundenanfragen innerhalb von zwei Arbeitstagen beantwortet werden.“
Das Ziel besitzt eine klare Messgröße und einen Termin.
Messbar bedeutet aber nicht automatisch sinnvoll
Auch ein messbares Ziel kann problematisch sein.
Wenn Mitarbeiter beispielsweise ausschließlich danach beurteilt werden, wie schnell sie Kundenanfragen bearbeiten, könnten sie versuchen, Gespräche möglichst kurz zu halten.
Die Bearbeitungszeit verbessert sich möglicherweise – gleichzeitig könnte aber die Beratungsqualität sinken.
Deshalb gilt:
Ein gutes Ziel muss nicht nur messbar sein. Es sollte auch sinnvoll, erreichbar, beeinflussbar und mit anderen Zielen vereinbar sein.
Wie läuft ein Zielvereinbarungsgespräch ab?
Das Zielvereinbarungsgespräch dient dazu, Ziele gemeinsam festzulegen und die Rahmenbedingungen zu klären.
Ein sinnvoller Ablauf kann so aussehen:
- Ausgangssituation betrachten
- übergeordnete Unternehmens- oder Bereichsziele erläutern
- mögliche Mitarbeiterziele besprechen
- konkretes Ziel festlegen
- Messgrößen bestimmen
- Termin beziehungsweise Zeitraum vereinbaren
- Ressourcen und Unterstützungsbedarf klären
- Zwischenprüfung vereinbaren
- Ziel dokumentieren
Entscheidend ist, dass nicht nur ein Zielwert festgelegt wird.
Auch die Frage, wie der Mitarbeiter das Ziel erreichen kann, gehört zu einer guten Zielvereinbarung.
Praxisbeispiel für eine Zielvereinbarung
Eine Mitarbeiterin arbeitet im Kundenservice.
Gemeinsam mit ihrer Führungskraft wird folgende Zielvereinbarung getroffen:
| Bestandteil | Vereinbarung |
|---|---|
| Ausgangssituation | Durchschnittliche Bearbeitungszeit 3,5 Arbeitstage |
| Ziel | Bearbeitungszeit verkürzen |
| Zielwert | Durchschnittlich höchstens 2,5 Arbeitstage |
| Zeitraum | Innerhalb von sechs Monaten |
| Messung | Auswertung des Ticketsystems |
| Unterstützung | Schulung und Optimierung der Arbeitsabläufe |
| Qualitätskriterium | Beratungsqualität darf sich nicht verschlechtern |
| Zwischenprüfung | Nach drei Monaten |
| Abschlussprüfung | Nach sechs Monaten |
Dieses Beispiel zeigt, dass eine Zielvereinbarung mehr enthalten sollte als nur einen Zahlenwert.
Würde lediglich vereinbart, die Bearbeitungszeit zu reduzieren, könnte ein Zielkonflikt entstehen.
Deshalb wird zusätzlich berücksichtigt, dass die Qualität der Kundenberatung erhalten bleiben muss.
Welche Vorteile und Risiken haben Zielvereinbarungen?
Zielvereinbarungen können mehrere Vorteile besitzen:
- klare Erwartungen
- bessere Orientierung
- transparente Prioritäten
- stärkere Eigenverantwortung
- bessere Abstimmung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter
- nachvollziehbare Erfolgskontrolle
- Unterstützung der Personalentwicklung
Sie können aber auch Probleme verursachen.
Typische Risiken sind:
- unrealistische Ziele
- zu viele gleichzeitige Ziele
- ungeeignete Kennzahlen
- widersprüchliche Ziele
- Ziele außerhalb des Einflussbereichs des Mitarbeiters
Ein klassischer Fehler besteht darin, einzelne Kennzahlen so stark zu gewichten, dass Beschäftigte ihr Verhalten ausschließlich auf deren Erreichung ausrichten.
Gute Zielvereinbarungen berücksichtigen deshalb immer auch mögliche Zielkonflikte und Nebenwirkungen.
Zielvereinbarung oder Zielvorgabe?
Die Begriffe sollten voneinander unterschieden werden.
Bei einer Zielvereinbarung werden die Ziele zwischen Führungskraft und Mitarbeiter abgestimmt.
Bei einer Zielvorgabe legt der Arbeitgeber beziehungsweise die Führungskraft die Ziele dagegen grundsätzlich einseitig fest.
Diese Unterscheidung kann auch rechtlich relevant sein.
Hat sich ein Arbeitgeber beispielsweise vertraglich verpflichtet, eine echte Zielvereinbarung abzuschließen, muss dem Arbeitnehmer grundsätzlich eine tatsächliche Möglichkeit gegeben werden, auf die Ziele Einfluss zu nehmen.
Zielvereinbarungen und variable Vergütung
Zielvereinbarungen können mit Leistungsbeurteilungen, Bonuszahlungen oder anderen variablen Vergütungsbestandteilen verbunden sein.
Dann können insbesondere Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung und Beteiligungsrechte der Arbeitnehmervertretung von Bedeutung sein.
Ziele sollten in solchen Fällen außerdem rechtzeitig feststehen.
Für den Grundlagenartikel genügt deshalb der Merksatz:
Je stärker Zielvereinbarungen Auswirkungen auf Vergütung oder Leistungsbeurteilung haben, desto wichtiger sind klare und rechtzeitig festgelegte Regelungen.
Wie wird die Zielerreichung überprüft?
Eine Zielvereinbarung sollte nicht erst am Ende des vereinbarten Zeitraums wieder betrachtet werden.
Bei länger laufenden Zielen sind Zwischenprüfungen sinnvoll.
Dabei kann beispielsweise geklärt werden:
- Wie weit wurde das Ziel bereits erreicht?
- Haben sich Rahmenbedingungen verändert?
- Gibt es Hindernisse?
- Wird zusätzliche Unterstützung benötigt?
- Ist das Ziel weiterhin realistisch?
Am Ende kann die Zielerreichung beispielsweise eingestuft werden als:
- nicht erreicht
- teilweise erreicht
- erreicht
- übertroffen
Dabei sollten auch äußere Einflüsse berücksichtigt werden.
Ein Beschäftigter sollte nicht ausschließlich an Entwicklungen gemessen werden, die er selbst kaum beeinflussen konnte.
Zielvereinbarungen für die Fachwirt-Prüfung
Für die Prüfung lässt sich der Ablauf so merken:
Übergeordnetes Ziel ableiten → konkretes Ziel vereinbaren → SMART formulieren → Messkriterien festlegen → Umsetzung begleiten → Zielerreichung kontrollieren
Besonders wichtig sind folgende Punkte:
- strategische und operative Ziele unterscheiden
- Ziele möglichst SMART formulieren
- quantitative und qualitative Ziele kennen
- Zielvereinbarung und Zielvorgabe unterscheiden
- mögliche Zielkonflikte berücksichtigen
- Ziele müssen beeinflussbar und realistisch sein
Typische Prüfungsfehler
Strategische und operative Ziele verwechseln
Strategische Ziele betreffen die langfristige Entwicklung. Operative Ziele dienen stärker der konkreten Umsetzung.
Messbarkeit mit Qualität gleichsetzen
Nur weil ein Ziel in Zahlen ausgedrückt werden kann, ist es noch nicht automatisch sinnvoll.
Zielvereinbarung und Zielvorgabe gleichsetzen
Bei einer Zielvereinbarung findet eine gemeinsame Abstimmung statt.
Zielkontrolle vergessen
Ein Ziel muss nach Ablauf des vereinbarten Zeitraums auch ausgewertet werden.
Kleiner Selbsttest
Frage 1: Was ist eine Zielvereinbarung?
Lösung:
Eine Zielvereinbarung ist eine gemeinsame Abstimmung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter darüber, welches Ziel innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreicht werden soll.
Frage 2: Wofür steht SMART?
Lösung:
Spezifisch, messbar, attraktiv beziehungsweise akzeptiert, realistisch und terminiert.
Frage 3: Kann ein Ziel gleichzeitig operativ und quantitativ sein?
Lösung:
Ja. Die Begriffe beschreiben unterschiedliche Merkmale. Ein Ziel wie „20 Neukunden bis Jahresende gewinnen“ ist beispielsweise operativ, quantitativ und ergebnisorientiert.
Frage 4: Warum reicht ein messbares Ziel allein nicht aus?
Lösung:
Weil die Kennzahl Fehlanreize erzeugen oder mit anderen Zielen in Konflikt stehen kann. Das Ziel sollte deshalb auch realistisch, sinnvoll und beeinflussbar sein.
Zielvereinbarung einfach erklärt
Eine Zielvereinbarung legt gemeinsam abgestimmte Ziele für einen bestimmten Zeitraum fest.
Sie verbindet idealerweise Unternehmensziele mit der täglichen Arbeit einzelner Beschäftigter.
Besonders gute Zielvereinbarungen sind:
klar → mess- beziehungsweise überprüfbar → realistisch → beeinflussbar → terminiert
und berücksichtigen zugleich mögliche Zielkonflikte und die notwendigen Rahmenbedingungen.
Häufige Fragen zur Zielvereinbarung
Was ist eine Zielvereinbarung?
Eine Zielvereinbarung ist eine gemeinsame Festlegung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter über Ziele, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreicht werden sollen.
Warum werden Zielvereinbarungen eingesetzt?
Sie dienen unter anderem der Orientierung, Steuerung, Motivation, Erfolgskontrolle und Personalentwicklung.
Was bedeutet SMART?
SMART steht für spezifisch, messbar, attraktiv beziehungsweise akzeptiert, realistisch und terminiert.
Was ist der Unterschied zwischen Zielvereinbarung und Zielvorgabe?
Eine Zielvereinbarung wird gemeinsam abgestimmt. Eine Zielvorgabe erfolgt grundsätzlich einseitig.
Was ist ein operatives Ziel?
Ein operatives Ziel dient der konkreten Umsetzung übergeordneter Vorgaben und ist typischerweise kurz- bis mittelfristig ausgerichtet.
Weitere Zusammenhänge zur Aufgabenübertragung findest du außerdem in den Beiträgen „Das Delegieren von Aufgaben“ und „Aufgaben und Kompetenzen“.