Eine freie Stelle sollte nicht einfach mit irgendeiner verfügbaren Person besetzt werden.
Die zentrale Frage lautet:
Welche Person passt möglichst gut zu den Anforderungen der Stelle?
Und nach der Auswahl folgt unmittelbar die zweite Frage:
Wie wird diese Person sinnvoll eingesetzt?
Damit verbindet der Beitrag zwei Schritte der Personalwirtschaft:
Personalauswahl → geeignete Person bestimmen
Mitarbeitereinsatz → Person passend zur Aufgabe beziehungsweise Stelle einsetzen
Die grundlegende Logik lautet:
Anforderungsprofil → Eignung prüfen → auswählen → einsetzen → einarbeiten → beobachten → gegebenenfalls entwickeln oder anpassen
Was bedeutet Personalauswahl?
Bei der Personalauswahl wird geprüft, welche Bewerber beziehungsweise internen Kandidaten die Anforderungen einer Stelle möglichst gut erfüllen.
Ausgangspunkt ist das Anforderungsprofil.
Die Auswahlentscheidung sollte deshalb nicht nach dem Grundsatz erfolgen:
„Wer gefällt uns am besten?“
sondern:
„Wer erfüllt die vorher festgelegten Anforderungen am besten?“
Was bedeutet Mitarbeitereinsatz?
Mitarbeitereinsatz bedeutet, Mitarbeiter entsprechend ihrer Kenntnisse, Fähigkeiten, Erfahrungen und Entwicklungsmöglichkeiten sowie den Anforderungen der Organisation einzusetzen.
Person und Aufgabe möglichst passend zusammenbringen.
Das betrifft nicht nur Neueinstellungen, sondern beispielsweise auch Versetzungen, Beförderungen, Projektbesetzungen, Vertretungen, Aufgabenveränderungen und Personalentwicklung.
Auswahl und Einsatz gehören zusammen
Eine gute Personalauswahl nützt wenig, wenn die ausgewählte Person anschließend unpassend eingesetzt wird.
Deshalb gilt:
geeignet auswählen + passend einsetzen
Ausgangspunkt: die Stelle
Die Auswahl beginnt nicht mit dem Bewerber, sondern mit der Frage: Was verlangt die Stelle?
Dafür sollten Aufgaben, Verantwortung, Befugnisse, Schnittstellen und Stellenziel bereits geklärt sein.
Diese Informationen finden sich insbesondere in der Stellenbeschreibung.
Die Auswahlkette
Stelle analysieren → Anforderungsprofil erstellen → Auswahlkriterien festlegen → Auswahlmethoden bestimmen → Bewerber beurteilen → Eignungsprofil erstellen → Soll-Ist-Vergleich → Auswahlentscheidung → Mitarbeitereinsatz
Anforderungsprofil = Soll
Das Anforderungsprofil beschreibt, was die Stelle benötigt.
Beispiel:
- kaufmännische Ausbildung
- gute Excelkenntnisse
- Erfahrung im Kundenkontakt
- strukturierte Arbeitsweise
- Konfliktfähigkeit
Anforderungsprofil = Soll-Zustand
Eignungsprofil = Ist
Das Eignungsprofil beschreibt, was die konkrete Person mitbringt.
Eignungsprofil = Ist-Zustand
Soll-Ist-Vergleich
Bei der Auswahl werden Anforderungsprofil und Eignungsprofil miteinander verglichen.
Dabei ist wichtig, dass nicht jedes Kriterium dieselbe Bedeutung besitzt.
Muss-Kriterium → zwingend erforderlich
Soll-Kriterium → wichtig, gegebenenfalls entwickelbar
Kann-Kriterium → zusätzlicher Vorteil
Nicht nur nach „Stärken und Schwächen“ auswählen
Der Altartikel spricht allgemein davon, Stärken und Schwächen der Bewerber zu ermitteln.
Für eine systematische Auswahl ist die bessere Frage:
Wie gut erfüllt die Person die konkreten Anforderungen dieser Stelle?
Eignung ist stellenbezogen
Eine Person ist nicht allgemein „geeignet“ oder „ungeeignet“.
Die Frage lautet:
Geeignet wofür?
Eine Person mit sehr hoher Genauigkeit und starken analytischen Fähigkeiten kann für Datenanalyse hervorragend geeignet sein, für eine stark verkaufsorientierte Tätigkeit aber deutlich weniger passend.
Eignung ist immer an Anforderungen gebunden.
Interne und externe Personalauswahl
Kandidaten können intern oder extern gesucht werden.
Intern: beispielsweise Versetzung, Beförderung, interne Bewerbung oder Nachwuchsentwicklung.
Extern: beispielsweise externe Bewerbung oder Direktansprache.
Die zentrale Auswahlfrage bleibt in beiden Fällen:
Wie gut passt die Person zum Anforderungsprofil?
Interne Besetzung: bekannt bedeutet nicht automatisch geeignet
Ein guter Mitarbeiter auf Stelle A ist nicht automatisch ein guter Mitarbeiter auf Stelle B.
Beispiel: Ein hervorragender Fachspezialist wird Teamleiter. Für die neue Stelle werden zusätzlich Führung, Delegation, Konfliktfähigkeit und Mitarbeitergespräche benötigt.
guter Sachbearbeiter ≠ automatisch gute Führungskraft
Welche Auswahlmethoden gibt es?
Ein Grundsatz lautet:
Anforderung bestimmt Auswahlmethode.
- Bewerbungsunterlagen: geeignet für Ausbildung, Berufserfahrung, Weiterbildungen und formale Qualifikationen; begrenzt geeignet für tatsächliches Verhalten.
- Strukturiertes oder teilstrukturiertes Interview: geeignet für Erfahrungen, Vorgehensweisen und situative Fragen; Bewertung sollte möglichst anhand vorher definierter Kriterien erfolgen.
- Arbeitsprobe: geeignet, wenn konkrete berufliche Leistung möglichst realitätsnah gezeigt werden soll.
- Fallstudie: geeignet für Analyse, Priorisierung, Problemlösung und Entscheidung.
- Präsentation oder Rollenspiel: geeignet für Präsentationsfähigkeit, Gesprächsführung oder bestimmte soziale Anforderungen.
- Tests: geeignet für klar definierte Kenntnisse oder Fähigkeiten, sofern das Verfahren zur Anforderung passt.
- Assessment-Center: kombiniert mehrere Übungen und Beobachtungssituationen; sinnvoll nur bei passenden Anforderungen, Übungen und Bewertungskriterien.
Die vertiefte Testdiagnostik und Gütekriterien wie Objektivität, Reliabilität und Validität gehören in einen eigenen Beitrag zu Auswahl- beziehungsweise Diagnoseverfahren.
Mehrere Informationsquellen kombinieren
Eine einzelne Methode liefert selten ein vollständiges Bild.
Beispiel:
- Lebenslauf → Erfahrung
- Interview → Vorgehensweisen und Argumentation
- Arbeitsprobe → konkrete Leistung
Die Kombination mehrerer geeigneter Methoden kann deshalb sinnvoll sein.
Einheitliche Bewertungskriterien
Damit Kandidaten möglichst vergleichbar beurteilt werden können, sollten Kriterien vorab festgelegt werden.
Beispiel Anforderung kundenorientierte Gesprächsführung:
1. kaum erkennbar
2. teilweise erkennbar
3. erfüllt
4. deutlich erfüllt
Entscheidend ist nicht die konkrete Skala, sondern eine möglichst einheitliche Bewertungslogik.
Typische Beurteilungsfehler bei der Personalauswahl
Auch bei strukturierten Verfahren können Beurteilungsfehler entstehen.
- Bauchgefühl: Sympathie oder spontane Wirkung ersetzt die Kriterien.
- Ähnlichkeitseffekt: Personen wirken positiver, weil Werdegang, Interessen oder Auftreten dem Beurteiler ähneln.
- Kriterien nachträglich verändern: dieselbe Abweichung wird bei verschiedenen Bewerbern unterschiedlich streng bewertet.
- Einzelne Methode überschätzen: beispielsweise allein aus dem Interview weitreichende Aussagen ableiten.
persönliche Ähnlichkeit ≠ berufliche Eignung
Auswahlentscheidung
Am Ende sollten die vorhandenen Informationen zusammengeführt werden.
- Sind alle Muss-Kriterien erfüllt?
- Welche Soll-Kriterien werden erfüllt?
- Wo bestehen entwickelbare Lücken?
- Welche Ergebnisse zeigen die Auswahlmethoden?
- Wie groß ist die Gesamtpassung zur Stelle?
Die Entscheidung sollte damit auf einem nachvollziehbaren Soll-Ist-Vergleich beruhen.
Der „beste Bewerber“ existiert nicht absolut
Präziser als „Wir nehmen den besten Bewerber“ ist:
Wir wählen die Person mit der besten Passung zur konkreten Stelle und zum festgelegten Anforderungsprofil.
Was passiert nach der Auswahl?
Mit der Auswahlentscheidung endet der Prozess nicht.
Jetzt beginnt der Mitarbeitereinsatz.
Die Frage lautet:
Wie wird die ausgewählte Person so eingesetzt, dass Anforderungen und Fähigkeiten möglichst gut zusammenpassen?
Das Passungsprinzip
Anforderungen der Aufgabe ↔ Fähigkeiten der Person
Je größer die Passung, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Aufgabenerfüllung.
Das bedeutet nicht, dass eine Person von Anfang an jedes Soll-Kriterium vollständig erfüllen muss.
Mitarbeitereinsatz ist mehr als Stellenbesetzung
Mitarbeitereinsatz bedeutet nicht nur: „Person X bekommt Stelle Y.“
Er kann auch konkrete Aufgaben, Projekte, Verantwortungsbereiche, Vertretungen und unterschiedliche Schwerpunkte innerhalb eines Teams betreffen.
Beispiel: Zwei Mitarbeiter besitzen dieselbe Stellenbezeichnung. Einer hat besondere Erfahrung im Reklamationsmanagement, der andere in der Datenanalyse. Innerhalb desselben Teams können unterschiedliche Schwerpunkte sinnvoll sein.
Qualifikationsgerechter Einsatz
Mitarbeiter sollten möglichst so eingesetzt werden, dass vorhandene Kenntnisse und Fähigkeiten sinnvoll genutzt werden können.
Dauerhafte deutliche Unterforderung kann ebenso problematisch sein wie Überforderung.
Überforderung
Überforderung kann entstehen, wenn Anforderungen deutlich über den aktuellen Fähigkeiten liegen und ausreichende Unterstützung fehlt.
- Fehler
- Unsicherheit
- Stress
- Qualitätsprobleme
Mögliche Reaktionen sind Einarbeitung, Training, Unterstützung oder eine schrittweise Erweiterung der Aufgaben.
Unterforderung
Unterforderung kann entstehen, wenn vorhandene Fähigkeiten dauerhaft kaum genutzt werden.
- geringe Motivation
- fehlende Entwicklung
- ungenutztes Potenzial
Mitarbeitereinsatz → fordern, aber nicht dauerhaft über- oder unterfordern
Einarbeitung gehört zum Mitarbeitereinsatz
Selbst eine sehr gut geeignete Person kennt zu Beginn möglicherweise noch nicht interne Abläufe, Systeme, Ansprechpartner, Regeln und Besonderheiten.
Deshalb gehört eine strukturierte Einarbeitung zum erfolgreichen Einsatz.
Was sollte bei der Einarbeitung geklärt werden?
- Aufgaben
- Verantwortung
- Befugnisse
- Schnittstellen
- Arbeitsabläufe
- Informationswege
- Ziele
- Ansprechpartner
Einsatz beobachten
Nach der Besetzung sollte geprüft werden:
Funktioniert die Passung in der Praxis?
- Werden die Aufgaben erfolgreich erfüllt?
- Fehlen Kenntnisse?
- Ist die Person über- oder unterfordert?
- Passt der Aufgabenbereich?
- Ist zusätzliche Unterstützung nötig?
Fehlende Passung bedeutet nicht automatisch Fehlbesetzung
Ein neuer Mitarbeiter kann fachlich geeignet sein und trotzdem eine interne Software noch nicht kennen.
Wenn diese Lücke durch Einarbeitung oder Schulung geschlossen werden kann, ist das nicht automatisch eine Fehlbesetzung.
Entwicklungsbedarf erkennen
Ein Soll-Ist-Vergleich kann auch nach der Einstellung genutzt werden.
Beispiel: Fachwissen und Organisation sind erfüllt, Führungserfahrung ist teilweise vorhanden, Konfliktgespräche noch unsicher.
Dann kann gezielte Personalentwicklung ansetzen.
Einsatz anpassen
Wenn sich zeigt, dass Person und Aufgabe nicht optimal zusammenpassen, können je nach Situation Aufgaben angepasst, Verantwortungsbereiche verändert, Qualifizierungen angeboten oder andere Einsatzmöglichkeiten geprüft werden.
Interne Beförderung
Auch bei Beförderungen gilt die gleiche Logik:
Anforderungsprofil → Eignungsprofil → Soll-Ist-Vergleich
Eine Beförderung sollte nicht allein deshalb erfolgen, weil jemand lange im Unternehmen ist oder auf der bisherigen Stelle besonders gute Fachleistung zeigt.
Eignung für Stelle A beweist nicht automatisch Eignung für Stelle B.
Mitarbeitereinsatz und Delegation
Auch Delegation beeinflusst den Mitarbeitereinsatz.
Eine Führungskraft sollte prüfen, wer passende Kenntnisse besitzt, wer eine Aufgabe übernehmen kann und welche Befugnisse dafür erforderlich sind.
Mehr dazu findest du in Das Delegieren von Aufgaben.
Einsatz und Personalentwicklung
Mitarbeitereinsatz und Personalentwicklung beeinflussen sich gegenseitig.
Einsatz → Erfahrung → Entwicklung → anspruchsvollerer Einsatz
Auswahl kann nie vollkommen sicher sein
Auch ein gutes Auswahlverfahren kann zukünftige Leistung nicht mit hundertprozentiger Sicherheit vorhersagen.
Ziel ist deshalb nicht absolute Sicherheit, sondern eine möglichst fundierte Entscheidung auf Grundlage relevanter Informationen.
Typische Fehler bei der Personalauswahl
- Anforderungen sind unklar.
- Auswahlkriterien werden erst während des Prozesses festgelegt.
- Sympathie ersetzt Kriterien.
- eine einzelne Methode wird überschätzt.
- Muss-, Soll- und Kann-Kriterien werden nicht unterschieden.
- bisherige Leistung wird mit zukünftiger Eignung gleichgesetzt.
Typische Fehler beim Mitarbeitereinsatz
- Fähigkeiten werden kaum genutzt.
- Anforderungen sind dauerhaft zu hoch.
- Einarbeitung fehlt.
- Aufgaben verändern sich, der Einsatz bleibt unverändert.
- Entwicklungsbedarf wird nicht erkannt.
Typische Fehler in der Prüfung
- „Personalauswahl beginnt mit dem Bewerbungsgespräch“: falsch.
- „Der sympathischste Bewerber ist der geeignetste“: falsch.
- „Eignungsprofil und Anforderungsprofil sind dasselbe“: falsch.
- „Der Bewerber mit den meisten Qualifikationen ist automatisch der beste“: falsch.
- „Ein guter Fachmitarbeiter eignet sich automatisch als Führungskraft“: falsch.
- „Nach der Einstellung ist der Prozess abgeschlossen“: falsch.
- „Mitarbeitereinsatz bedeutet nur, eine Stelle mit einer Person zu besetzen“: zu eng.
- „Fehlende Soll-Kriterien bedeuten automatisch Nichteignung“: falsch.
Prüfungsfälle
Soll-Ist-Vergleich: Muss-Kriterien erfüllt, Soll-Kriterien weitgehend erfüllt, ein Kann-Kriterium fehlt → fehlendes Kann-Kriterium allein kein Ausschlussgrund.
Falsche Methode: Präsentationsfähigkeit ausschließlich aus dem Lebenslauf ableiten → ungeeignet.
Interne Beförderung: fachlich stärkster Sachbearbeiter, aber Führungskompetenzen ungeprüft → bisherige Fachleistung reicht nicht als Nachweis.
Unterforderung: hochqualifizierte Fachkraft übernimmt dauerhaft nur einfache Routinetätigkeiten → Potenzial bleibt ungenutzt.
Entwickelbare Lücke: interne Software unbekannt, sonstige Anforderungen erfüllt → möglicher Einarbeitungs- oder Schulungsbedarf.
Einsatz nach Einstellung: sehr gute Analyse, aber dauerhaft große Schwierigkeiten in Verkaufsgesprächen → Passung des konkreten Einsatzes prüfen.
Prüfungsschema Personalauswahl und Mitarbeitereinsatz
- Welche Stelle beziehungsweise Aufgabe soll besetzt werden?
- Welche Anforderungen ergeben sich daraus?
- Welche Kriterien sind Muss, Soll oder Kann?
- Wie sollen die Anforderungen geprüft werden?
- Passen die Auswahlmethoden zu den Anforderungen?
- Welche Informationen liegen über den Kandidaten vor?
- Wie sieht das Eignungsprofil aus?
- Wie groß ist die Soll-Ist-Passung?
- Sind alle Muss-Kriterien erfüllt?
- Welche Soll-Kriterien fehlen möglicherweise?
- Sind fehlende Anforderungen entwickelbar?
- Ist die Auswahlentscheidung nachvollziehbar?
- Wie soll die Person konkret eingesetzt werden?
- Welche Einarbeitung ist notwendig?
- Besteht nach dem Einsatz weiterhin eine gute Passung?
- Ist Entwicklung oder Anpassung erforderlich?
Kurzschema für die Prüfung
Anforderungen bestimmen → Kriterien gewichten → Auswahlmethoden einsetzen → Eignungsprofil → Soll-Ist-Vergleich → auswählen → einsetzen → einarbeiten → Passung überprüfen
Merksatz für die Prüfung
Anforderungsprofil → Was braucht die Stelle?
Eignungsprofil → Was bringt die Person mit?
Personalauswahl → Wer passt am besten zur Stelle?
Mitarbeitereinsatz → Wie wird die Person passend eingesetzt?
Eignung ist stellenbezogen
Muss ≠ Soll ≠ Kann
Anforderung bestimmt Auswahlmethode
Sympathie ≠ Eignung
guter Mitarbeiter auf Stelle A ≠ automatisch geeignet für Stelle B
Stelle → Anforderungen → Auswahl → Eignung → Einsatz → Entwicklung
Passende Fachwissen-Artikel
Dieser Beitrag baut unmittelbar auf Die Stellenplanung, Die Stellenbeschreibung und Was versteht man unter einem Anforderungsprofil? auf.
Besonders passend sind außerdem Was ist ein Stellenprofil? und Das Delegieren von Aufgaben.
Häufige Fragen zur Auswahl und zum Einsatz von Mitarbeitern
Was bedeutet Personalauswahl?
Personalauswahl bedeutet, Bewerber oder interne Kandidaten anhand vorher festgelegter Anforderungen zu beurteilen und eine möglichst passende Person auszuwählen.
Was ist ein Anforderungsprofil?
Es beschreibt den Soll-Zustand: Welche Voraussetzungen und Fähigkeiten benötigt die Stelle?
Was ist ein Eignungsprofil?
Es beschreibt den Ist-Zustand: Welche relevanten Voraussetzungen und Fähigkeiten bringt die konkrete Person mit?
Welche Auswahlmethoden gibt es?
Beispielsweise Bewerbungsunterlagen, strukturierte Interviews, Arbeitsproben, Fallstudien, Tests, Präsentationen, Rollenspiele oder Assessment-Center.
Was bedeutet Mitarbeitereinsatz?
Mitarbeitereinsatz bedeutet, eine Person entsprechend den Anforderungen der Organisation und ihren eigenen Kenntnissen, Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten einzusetzen.
Wann ist ein Mitarbeiter passend eingesetzt?
Wenn Anforderungen der Aufgabe und Fähigkeiten der Person möglichst gut zusammenpassen und vorhandene Lücken sinnvoll entwickelt werden können.
Ist ein sehr guter Sachbearbeiter automatisch als Führungskraft geeignet?
Nein. Eine Führungsstelle kann zusätzliche Anforderungen besitzen, die auf der bisherigen Stelle nicht notwendig waren.
Fazit
Personalauswahl bedeutet nicht: „Wer macht im Bewerbungsgespräch den besten Eindruck?“
Sie sollte auf einer nachvollziehbaren Passungsprüfung beruhen:
Anforderungsprofil → Eignungsprofil → Soll-Ist-Vergleich → Auswahlentscheidung
Danach beginnt der zweite Teil: der passende Mitarbeitereinsatz.
Stelle definieren → Anforderungen bestimmen → Eignung prüfen → Person auswählen → passend einsetzen → einarbeiten → Passung beobachten → gegebenenfalls entwickeln oder Einsatz anpassen