Die Stellenplanung

Unternehmen müssen nicht nur wissen, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Sie müssen auch entscheiden, welche Stellen dafür benötigt werden.

Genau hier setzt die Stellenplanung an.

Sie beschäftigt sich damit, welche organisatorischen Stellen ein Unternehmen benötigt, neu schaffen sollte, verändern muss, zusammenlegen kann oder gegebenenfalls nicht mehr benötigt.

Aufgaben und Ziele → notwendige Stellenstruktur → Stellenplan

Dabei gilt:

Stelle ≠ Person

Was bedeutet Stellenplanung?

Stellenplanung bezeichnet die systematische Planung der benötigten organisatorischen Stellen eines Unternehmens.

• Welche Aufgaben müssen dauerhaft erfüllt werden?
• Welche Stellen werden dafür benötigt?
• Wie sollen Aufgaben auf Stellen verteilt werden?
• Welche Kompetenzen und Verantwortlichkeiten benötigen diese Stellen?
• Wo werden die Stellen organisatorisch eingeordnet?
• Müssen bestehende Stellen verändert werden?
• Entstehen neue Stellen?
• Können Stellen entfallen oder zusammengelegt werden?

Stellenplanung → Welche Stellen braucht die Organisation?

Stellenplanung beginnt nicht mit Personennamen

Die organisatorische Logik sollte grundsätzlich lauten:

Aufgaben bestimmen → notwendige Stellen festlegen → geeignete Personen einsetzen

Nicht umgekehrt: vorhandene Personen → irgendwie passende Stellen schaffen.

Verbindung zur Aufbauorganisation

Die Stellenplanung ist eng mit der Aufbauorganisation verbunden.

Unternehmensziel → Gesamtaufgabe → Aufgabenanalyse → Teilaufgaben → Aufgabensynthese → Stellenbildung → Stellenstruktur

Die Stellenplanung betrachtet darauf aufbauend: Welche Stellen benötigt die Organisation aktuell und künftig?

Aufgabenanalyse und Stellenplanung

Bei der Aufgabenanalyse wird die Gesamtaufgabe des Unternehmens in kleinere Teilaufgaben zerlegt.

Beispiel: Aus der Gesamtaufgabe „Kundenaufträge zuverlässig bearbeiten“ können Teilaufgaben wie Kunden beraten, Angebote erstellen, Aufträge erfassen, Liefertermine überwachen und Reklamationen bearbeiten entstehen.

Anschließend wird geprüft: Welche Aufgaben sollen sinnvoll zu Stellen gebündelt werden?

Aufgabensynthese und Stellenbildung

Bei der Aufgabensynthese werden zusammengehörige Aufgaben wieder gebündelt.

Aus den Aufgaben Angebote erstellen, Aufträge erfassen und Kunden informieren kann beispielsweise die Stelle Sachbearbeitung Vertriebsinnendienst gebildet werden.

Teilaufgaben → Aufgabenbündel → Stelle

Stellenbildung und Stellenplanung unterscheiden

Stellenbildung fragt: Wie werden Aufgaben zu einer organisatorischen Stelle zusammengefasst?

Stellenplanung fragt umfassender: Welche Stellenstruktur benötigt das Unternehmen?

Was ist ein Stellenplan?

Ein Stellenplan dokumentiert die organisatorisch vorgesehenen Stellen.

Er kann beispielsweise Stellenbezeichnung, Organisationseinheit, Stellenumfang, Stellenart und weitere organisatorische Merkmale enthalten.

Ob eine Stelle gerade besetzt ist, ist für ihre Existenz im Stellenplan nicht entscheidend.

Stellenplan → vorgesehene Stellen

Beispiel Stellenplan

Vertrieb: 1 Vertriebsleitung, 2 Teamleitungen, 8 Sachbearbeitungsstellen

Einkauf: 1 Einkaufsleitung, 4 Einkaufsstellen

Personal: 1 Personalleitung, 3 Personalreferentenstellen

Dabei zählen Leitungsstellen und ausführende Stellen gleichermaßen zum organisatorischen Stellenbestand.

Freie Stelle bleibt eine Stelle

Für den Einkauf sind beispielsweise vier Einkaufsstellen vorgesehen, aktuell aber nur drei besetzt.

Stellenplan → 4 Einkaufsstellen
Besetzung → 3 besetzte Stellen
Vakanz → 1 unbesetzte Stelle

Stellenplan und Organigramm unterscheiden

Organigramm → Strukturbeziehungen, Hierarchie und Unterstellung

Stellenplan → Stellenbestand beziehungsweise vorgesehene Stellen

Was ist ein Stellenbesetzungsplan?

Wird zusätzlich betrachtet, wer welche Stelle besetzt, entsteht ein Stellenbesetzungsplan.

Stellenplan → Welche Stellen gibt es?
Stellenbesetzungsplan → Wer sitzt auf welcher Stelle?

Stelle und Stelleninhaber unterscheiden

Die Stelle ist eine organisatorische Einheit. Der Stelleninhaber ist die Person, die diese Stelle besetzt.

Eine Person kann gehen. Die Stelle kann trotzdem weiterbestehen.

Stellenplanung und Personalbedarfsplanung unterscheiden

Personalbedarfsplanung fragt insbesondere: Wie viele und welche Mitarbeiter beziehungsweise Kapazitäten werden künftig benötigt?

Stellenplanung fragt stärker: Welche organisatorischen Stellen müssen dafür vorhanden sein?

Personalbedarf führt nicht automatisch zu einer neuen Stelle.

Brauchen wir wirklich eine neue Stelle?

Zusätzlicher Arbeitsbedarf kann unterschiedlich organisatorisch gelöst werden.

• Aufgaben neu verteilen
• Prozesse vereinfachen
• Tätigkeiten automatisieren
• Stellenanteile verändern
• bestehende Stellen neu zuschneiden
• neue Stelle schaffen

Die Frage lautet deshalb zunächst:

Brauchen wir wirklich eine neue Stelle oder müssen wir die Organisation anders gestalten?

Quantitative und qualitative Stellenplanung

quantitativ → Wie viele Stellen beziehungsweise Stellenanteile werden benötigt?

qualitativ → Welche Art von Stellen wird benötigt?

Beispiel Digitalisierung: Der Bedarf an reiner Datenerfassung sinkt, während Datenanalyse, Prozesssteuerung und Kundenberatung wichtiger werden.

Kopfzahl, Stellenanteile und Vollzeitkapazität unterscheiden

Bei Teilzeitmodellen müssen drei Größen sauber getrennt werden:

• Personen/Kopfzahl: Wie viele Menschen arbeiten im Bereich?
• Stellen beziehungsweise Stellenanteile: Welche organisatorischen Stellenumfänge sind vorgesehen?
• Vollzeitkapazität/Vollzeitäquivalent: Wie viel Arbeitskapazität entspricht das insgesamt?

Beispiel: Vier Vollzeitkapazitäten können von drei Vollzeitkräften und zwei Teilzeitkräften mit jeweils 50 Prozent besetzt werden.

Dann arbeiten fünf Personen auf insgesamt vier Vollzeitkapazitäten.

Kopfzahl ≠ Vollzeitkapazität

Ausgangspunkt: Unternehmensziele

Stellenplanung sollte sich an den Unternehmenszielen orientieren.

Beispiel: Das Unternehmen will einen neuen Online-Vertrieb aufbauen. Daraus entstehen neue Aufgaben wie Onlineshop betreiben, digitale Kampagnen steuern, Kundendaten analysieren und Onlinekunden betreuen.

Erst daraus ergibt sich die Frage: Welche Stellen werden dafür benötigt?

Typische Auslöser für Stellenplanung

• Wachstum oder Rückgang
• neue Produkte oder Märkte
• Digitalisierung und Automatisierung
• Reorganisation
• Zentralisierung oder Dezentralisierung
• Outsourcing oder Insourcing
• veränderte Prozesse

Neue Stelle oder bestehende Stelle verändern?

Beispiel: Ein Unternehmen benötigt künftig zusätzlich Social-Media-Marketing.

• Neue Stelle: Social-Media-Manager
• Bestehende Stelle erweitern: Marketingreferent übernimmt zusätzlich Social Media
• Aufgaben verteilen: Content und Kampagnen werden auf mehrere bestehende Stellen verteilt

Welche Lösung sinnvoll ist, hängt unter anderem von Arbeitsvolumen, Spezialisierungsbedarf, vorhandenen Kompetenzen, Schnittstellen und Kosten ab.

Stellen zusammenlegen, verlagern oder abbauen

Stellenplanung kann auch bedeuten, Aufgaben neu zu bündeln, Stellen zu verlagern oder nicht mehr benötigte Stellen entfallen zu lassen.

Stelle fällt weg ≠ Person ist automatisch weg.

Die organisatorische Entscheidung über eine Stelle ist von konkreten personalwirtschaftlichen oder rechtlichen Maßnahmen zu trennen.

Vakanz und zusätzlicher Stellenbedarf unterscheiden

Eine vakante Stelle ist eine bereits vorhandene, derzeit unbesetzte Stelle.

Zusätzlicher Stellenbedarf bedeutet dagegen, dass organisatorisch weitere Stellenkapazität benötigt wird.

Vakanz ≠ neue Stelle

Wiederbesetzung nicht automatisch voraussetzen

Wenn eine Person das Unternehmen verlässt, sollte nicht automatisch dieselbe Stelle unverändert wiederbesetzt werden.

• Bestehen die Aufgaben weiterhin?
• Hat sich das Arbeitsvolumen verändert?
• Kann automatisiert werden?
• Haben sich Schnittstellen verändert?
• Muss die Stelle anders zugeschnitten werden?

Person geht → Stelle prüfen → erst dann Wiederbesetzung entscheiden

Stellenplanung und Stellenbeschreibung

Wird eine neue Stelle geschaffen oder eine bestehende wesentlich verändert, müssen Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung, organisatorische Einordnung und Schnittstellen geklärt werden.

Diese Informationen werden anschließend beispielsweise in der Stellenbeschreibung dokumentiert.

Stellenplanung → Stelle festlegen → Stellenbeschreibung erstellen beziehungsweise anpassen

Stellenplanung und Anforderungsprofil

Erst wenn die Stelle ausreichend klar definiert ist, kann sinnvoll gefragt werden: Welche Person brauchen wir dafür?

Stellenplanung → Stellenbeschreibung → Anforderungsprofil → Personalauswahl

Mehr dazu findest du in Was versteht man unter einem Anforderungsprofil?.

Beispiel: neue Stelle im Online-Kundenservice

Schritt 1 – Aufgaben: Chat-Anfragen beantworten, E-Mails bearbeiten, Kundenprobleme lösen, digitale Vorgänge dokumentieren.

Schritt 2 – Stellenbedarf: Aufgrund des erwarteten Volumens werden vier Stellen beziehungsweise entsprechende Stellenanteile benötigt.

Schritt 3 – Stellenbeschreibung: Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung werden festgelegt.

Schritt 4 – Anforderungsprofil: Daraus werden Anforderungen an geeignete Mitarbeiter abgeleitet.

Schritt 5 – Besetzung: Geeignete Personen werden gesucht oder intern eingesetzt.

Soll-Stellen und Ist-Situation vergleichen

Für die Planung kann ein Vergleich sinnvoll sein zwischen:

Soll → Welche Stellen benötigen wir?
Ist → Welche Stellen bestehen aktuell?

Daraus können Stellenmehrbedarf, Stellenminderbedarf, veränderte Stelleninhalte oder Verlagerungsbedarf entstehen.

Planstelle – Begriff mit Vorsicht verwenden

Der Begriff Planstelle wird teilweise allgemein für eine vorgesehene Stelle verwendet.

In formalen Haushalts- und Stellenplansystemen kann er jedoch eine speziellere Bedeutung besitzen.

Für diesen allgemeinen BWL-Artikel ist Stelle im Stellenplan deshalb die neutralere Formulierung.

Welche Organisationsentscheidungen beeinflussen die Stellenplanung?

Stellenplanung hängt eng mit weiteren Organisationsentscheidungen zusammen:

• Zentralisierung/Dezentralisierung: Wo werden Aufgaben und Stellen angesiedelt?
• Outsourcing/Insourcing: Welche Aufgaben bleiben intern?
• Prozessoptimierung und Automatisierung: Welche Stellen werden künftig noch benötigt?
• Leitungsspanne: Sind zusätzliche Führungsstellen oder andere Teamzuschnitte sinnvoll?
• Budget: Ist die organisatorisch gewünschte Stellenstruktur finanzierbar?

Organisatorischer Bedarf und finanzielle Freigabe sind dabei zwei unterschiedliche Fragen.

Stellenfreigabe

In größeren Organisationen kann die Schaffung oder Wiederbesetzung einer Stelle einen Freigabeprozess erfordern, beispielsweise über Fachbereich, Personalbereich und Budgetprüfung.

Die konkrete Ausgestaltung ist unternehmensabhängig.

Stellenplanung ist ein laufender Prozess

Ein Stellenplan sollte nicht einmal erstellt und anschließend jahrelang unverändert verwendet werden.

• Welche Stellen existieren?
• Welche sind besetzt?
• Welche sind vakant?
• Welche Aufgaben haben sich verändert?
• Welche Stellen werden künftig benötigt?
• Welche Stellen sind möglicherweise überholt?

Organisation verändert sich → Stellenplanung mitprüfen

Stellenplan, Organigramm und Stellenbeschreibung müssen zusammenpassen

Der Stellenplan zeigt, dass eine Stelle existiert. Das Organigramm zeigt ihre Einordnung und Beziehungen. Die Stellenbeschreibung erklärt, was zu dieser Stelle gehört.

Stellenplan + Organigramm + Stellenbeschreibungen sollten konsistent sein.

Zu viele oder zu wenige Stellen

Zu kleinteilige Stellenbildung kann zu vielen Schnittstellen, hohem Koordinationsbedarf und geringer Flexibilität führen.

Zu breit zugeschnittene Stellen können dagegen Überlastung, unklare Prioritäten und fehlende Spezialisierung verursachen.

So differenziert wie nötig – nicht so kleinteilig wie möglich.

Typische Fehler bei der Stellenplanung

• Person und Stelle verwechseln
• Vakanz und neuen Stellenbedarf verwechseln
• Personalbedarf und Stellenbedarf gleichsetzen
• nur Stellenzahlen betrachten
• Stellenplan nicht aktualisieren
• Auswirkungen auf Schnittstellen, Leitung und Budgets übersehen

Typische Fehler in der Prüfung

• „Eine Stelle existiert nur, wenn sie besetzt ist“: Falsch.
• „Stellenplan und Stellenbesetzungsplan sind dasselbe“: Falsch.
• „Stellenplanung bedeutet nur, Mitarbeiterzahlen zu berechnen“: Falsch.
• „Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, muss dieselbe Stelle automatisch wiederbesetzt werden“: Falsch.
• „Personalbedarfsplanung und Stellenplanung sind identisch“: Falsch.
• „Eine neue Aufgabe erfordert automatisch eine neue Stelle“: Falsch.
• „Der Stellenplan zeigt sämtliche Aufgaben einer Stelle“: Falsch.
• „Der Stellenplan zeigt automatisch die Hierarchie vollständig“: Nicht zwingend.

Prüfungsfälle

Vakante Stelle: Im Stellenplan sind sechs Vertriebsstellen vorgesehen, eine ist unbesetzt → sechs Stellen, fünf besetzt, eine vakant.

Neue Stelle? Eine Mitarbeiterin verlässt das Unternehmen, ihre Aufgaben sind inzwischen weitgehend automatisiert → Stellenbedarf neu prüfen.

Stellenbesetzungsplan: Ein Plan ordnet konkrete Namen konkreten Stellen zu → Stellenbesetzungsplan.

Qualitative Veränderung: Datenerfassung wird automatisiert, Datenanalyse und Prozesssteuerung werden wichtiger → qualitative Veränderung der Stellenstruktur.

Zusätzlicher Bedarf: Arbeitsvolumen im Kundenservice steigt dauerhaft → prüfen, ob neue Stellenkapazität oder eine andere organisatorische Lösung erforderlich ist.

Zentralisierung: Fünf lokale Abrechnungsstellen werden durch eine zentrale Einheit ersetzt → lokale und zentrale Stellenstruktur verändern sich.

Prüfungsschema Stellenplanung

1. Welche Unternehmensziele oder Veränderungen liegen vor?
2. Welche Aufgaben müssen künftig erfüllt werden?
3. Welche Aufgaben entfallen oder verändern sich?
4. Welche Aufgaben können sinnvoll gebündelt werden?
5. Welche Stellen werden benötigt?
6. Wie viele Stellen beziehungsweise Stellenanteile werden benötigt?
7. Welche Art von Stellen wird benötigt?
8. Können bestehende Stellen angepasst werden?
9. Können Stellen zusammengelegt oder verlagert werden?
10. Wo werden die Stellen organisatorisch eingeordnet?
11. Welche Auswirkungen entstehen auf Organigramm, Leitungsspannen, Schnittstellen und Zentralisierung?
12. Wie sieht der Soll-Stellenplan aus?
13. Welche Stellen sind besetzt oder vakant?
14. Müssen Stellenbeschreibungen angepasst werden?
15. Müssen Anforderungsprofile erstellt oder geändert werden?
16. Ist der Stellenplan noch aktuell?

Kurzschema für die Prüfung

Ziele/Aufgaben prüfen → Stellenbedarf bestimmen → bestehende Stellen prüfen → neue/veränderte Stellen festlegen → organisatorisch einordnen → Stellenplan aktualisieren → Besetzung getrennt betrachten → Stellenbeschreibung/Anforderungsprofil anpassen

Merksatz für die Prüfung

Stellenplanung → Welche Stellen braucht die Organisation?

Stellenplan → Welche Stellen sind vorgesehen?

Stellenbesetzungsplan → Wer besetzt welche Stelle?

Stellenbeschreibung → Was gehört zur Stelle?

Anforderungsprofil → Was muss die Person können?

Stelle ≠ Person
Vakanz ≠ neue Stelle
Kopfzahl ≠ Vollzeitkapazität
Personalbedarf ≠ automatisch neue Stelle

Aufgaben prüfen → Stellenbedarf bestimmen → Stellen bilden oder verändern → Stellenplan aktualisieren → Stellen beschreiben → Anforderungen ableiten → besetzen

Passende Fachwissen-Artikel

Dieser Beitrag baut besonders auf Wie funktioniert eine Aufgabenanalyse?, Was versteht man unter einer Aufbauorganisation?, Die Stellenbeschreibung und Was versteht man unter einem Anforderungsprofil? auf.

Besonders passend sind außerdem Was ist ein Organigramm?, Aufgaben und Kompetenzen und Zentralisierung und Dezentralisierung.

Häufige Fragen zur Stellenplanung

Was ist Stellenplanung?

Stellenplanung ist die systematische Planung der organisatorisch benötigten Stellen eines Unternehmens.

Was ist ein Stellenplan?

Ein Stellenplan dokumentiert die organisatorisch vorgesehenen Stellen – unabhängig davon, ob sie aktuell besetzt sind.

Was ist ein Stellenbesetzungsplan?

Er zeigt, welche konkreten Personen welchen Stellen zugeordnet sind.

Ist eine freie Stelle trotzdem eine Stelle?

Ja. Eine vakante Stelle bleibt organisatorisch bestehen, solange sie im Stellenbestand vorgesehen ist.

Was ist der Unterschied zwischen Stellenplanung und Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung fragt stärker nach benötigter Personalkapazität und Qualifikation. Die Stellenplanung übersetzt organisatorischen Bedarf in konkrete Stellenstrukturen.

Muss ein ausscheidender Mitarbeiter automatisch ersetzt werden?

Nein. Vor der Wiederbesetzung sollte geprüft werden, ob die Stelle und ihre Aufgaben weiterhin in gleicher Form benötigt werden.

Fazit

Stellenplanung bedeutet nicht einfach: „Wie viele Mitarbeiter brauchen wir?“

Die eigentliche Organisationsfrage lautet: Welche Stellen braucht das Unternehmen, damit seine Aufgaben sinnvoll erfüllt werden können?

Unternehmensziele und Aufgaben → Stellenbedarf → Stellenstruktur → Stellenplan → Stellenbeschreibung → Anforderungsprofil → Besetzung

Stellenplan → Stelle
Stellenbesetzungsplan → Stelle + Person

Eine gute Stellenplanung schreibt deshalb weder alte Stellen automatisch fort noch schafft bei jeder neuen Aufgabe reflexartig eine neue Stelle, sondern prüft regelmäßig:

Welche Stellenstruktur brauchen wir tatsächlich?