Eine Stelle besteht nicht nur aus einer Bezeichnung wie Sachbearbeiter Einkauf oder Leiter Vertrieb.
Damit im Unternehmen klar ist, welche Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten zu einer Stelle gehören, können diese Informationen in einer Stellenbeschreibung festgehalten werden.
Die zentrale Frage lautet:
Was gehört organisatorisch zu dieser Stelle?
Stelle → Einordnung → Aufgaben → Kompetenzen → Verantwortung → Beziehungen → Vertretung
Organigramm zeigt, wo die Stelle steht.
Stellenbeschreibung zeigt, was zur Stelle gehört.
Was ist eine Stellenbeschreibung?
Eine Stellenbeschreibung ist die schriftliche Beschreibung einer organisatorischen Stelle und ihres Aufgaben- und Verantwortungsbereichs.
Sie kann beispielsweise festlegen:
- Stellenbezeichnung
- organisatorische Einordnung
- Ziel beziehungsweise Zweck der Stelle
- Aufgaben
- Kompetenzen
- Verantwortung
- Über- und Unterstellung
- Vertretungsregelungen
- wichtige Schnittstellen
Damit wird deutlich:
Was soll die Stelle tun?
Was darf die Stelle?
Wofür trägt die Stelle Verantwortung?
Die Stelle steht im Mittelpunkt – nicht die Person
Eine Stellenbeschreibung sollte grundsätzlich die Stelle beschreiben, nicht den aktuellen Stelleninhaber.
Beispiel:
Leitung Einkauf statt Frau Müller.
Stelle ≠ Person
Wechselt die Person, kann die organisatorische Stelle unverändert bestehen bleiben.
Verbindung zur Aufbauorganisation
Eine Stellenbeschreibung entsteht nicht isoliert.
Gesamtaufgabe → Aufgabenanalyse → Aufgabensynthese → Stellenbildung → Aufgaben + Kompetenzen + Verantwortung → Stellenbeschreibung
Damit dokumentiert die Stellenbeschreibung das Ergebnis wesentlicher Schritte der Aufbauorganisation.
Mehr dazu findest du in Was versteht man unter einer Aufbauorganisation?.
Warum sind Stellenbeschreibungen sinnvoll?
- Zuständigkeiten klären
- Aufgaben abgrenzen
- Doppelarbeit vermeiden
- Kompetenzgrenzen sichtbar machen
- Verantwortung zuordnen
- Schnittstellen klären
- Vertretung regeln
- Einarbeitung unterstützen
- Personalbedarf und Stellenbesetzung vorbereiten
Klare Stelle → klarere Zuständigkeit
Typische Bestandteile einer Stellenbeschreibung
- Stellenbezeichnung
- organisatorische Einordnung
- Ziel beziehungsweise Zweck der Stelle
- Hauptaufgaben
- Kompetenzen und Befugnisse
- Verantwortung
- Über- und Unterstellung
- Vertretung
- Informations- und Kommunikationsbeziehungen
- besondere Entscheidungs- oder Handlungsspielräume
Welche Punkte tatsächlich notwendig sind, hängt vom Unternehmen und der Stelle ab.
1. Stellenbezeichnung
Die Stellenbezeichnung sollte die organisatorische Funktion möglichst eindeutig erkennen lassen.
- Sachbearbeiter Einkauf
- Teamleitung Kundenservice
- Produktionsleitung
- Personalreferent
Die Bezeichnung allein reicht jedoch nicht aus. Zwei Unternehmen können dieselbe Stellenbezeichnung verwenden und damit völlig unterschiedliche Aufgaben und Kompetenzen verbinden.
2. Organisatorische Einordnung
Hier wird beschrieben: Wo befindet sich die Stelle in der Organisation?
Beispiel:
Bereich: Vertrieb
Abteilung: Vertriebsinnendienst
unterstellt: Leitung Vertriebsinnendienst
gegebenenfalls überstellt: zwei Sachbearbeiter
Organigramm und Stellenbeschreibung unterscheiden
Das Organigramm zeigt vor allem Hierarchie, Stellen, Abteilungen und Unterstellung.
Die Stellenbeschreibung erläutert dagegen konkrete Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung, Vertretung und Schnittstellen.
Organigramm → Wo befindet sich die Stelle?
Stellenbeschreibung → Was gehört zur Stelle?
Mehr dazu findest du in Was ist ein Organigramm?.
3. Ziel beziehungsweise Zweck der Stelle
Eine moderne Stellenbeschreibung sollte möglichst nicht nur einzelne Tätigkeiten aufzählen.
Hilfreich ist auch die Frage: Warum existiert diese Stelle?
Beispiel: „Sicherstellung einer zuverlässigen Betreuung der zugeordneten Kunden und wirtschaftliche Bearbeitung von Angeboten und Aufträgen.“
4. Aufgaben
Zu den wichtigsten Bestandteilen gehören die Aufgaben der Stelle.
Beispiel Sachbearbeiter Einkauf:
- Angebote einholen
- Angebote vergleichen
- Bestellungen vorbereiten
- Liefertermine überwachen
- Lieferantenkontakte pflegen
- Reklamationen bearbeiten
Die Aufgaben sollten verständlich, abgrenzbar und ausreichend konkret formuliert sein.
Hauptaufgaben statt jeder Kleinigkeit
Eine Stellenbeschreibung sollte nicht zwangsläufig jeden einzelnen Handgriff aufführen.
Sonst kann sie unübersichtlich, starr und schwer aktuell zu halten werden.
So konkret wie nötig – nicht so detailliert wie möglich.
Stellenbeschreibung ist keine Arbeitsanweisung
Stellenbeschreibung: Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten gehören zur Stelle?
Arbeitsanweisung: Wie soll eine konkrete Tätigkeit ausgeführt werden?
Beispiel Stellenbeschreibung: „Rechnungen prüfen und innerhalb der übertragenen Kompetenz freigeben.“
Beispiel Arbeitsanweisung: „Rechnung zunächst auf Bestellnummer, danach auf Menge, Preis und Zahlungsziel prüfen.“
Stellenbeschreibung → Was?
Arbeitsanweisung → Wie?
5. Kompetenzen
Eine Aufgabe kann nur sinnvoll erfüllt werden, wenn die Stelle ausreichende Befugnisse besitzt.
- Entscheidungen treffen
- Bestellungen freigeben
- über Budgets verfügen
- Mitarbeitern Weisungen erteilen
- Informationen anfordern
- einen Bereich vertreten
Die entscheidende Frage lautet: Was darf die Stelle?
Mehr dazu findest du in Aufgaben und Kompetenzen.
Kompetenzgrenzen gehören in die Stellenbeschreibung
Befugnisse können begrenzt werden.
- Bestellbefugnis bis 10.000 Euro
- Kulanzentscheidungen bis 500 Euro
- Personalentscheidungen nur gemeinsam mit der Bereichsleitung
6. Verantwortung
Die Stellenbeschreibung sollte außerdem klären: Wofür trägt die Stelle Verantwortung?
- Einhaltung eines Budgets
- termingerechte Beschaffung
- Qualität eines Arbeitsergebnisses
- ordnungsgemäße Dokumentation
- Erreichung vereinbarter Ziele
Kongruenzprinzip in der Stellenbeschreibung
Eine gute Stellenbeschreibung sollte erkennen lassen:
Aufgabe + Kompetenz + Verantwortung passen zusammen.
Problematisch wäre beispielsweise:
Aufgabe: Budget verantworten
Kompetenz: keine Ausgaben freigeben
Verantwortung: Einhaltung des Budgets
7. Über- und Unterstellung
Die Stellenbeschreibung kann festhalten, wem die Stelle unterstellt ist und welche Stellen ihr gegebenenfalls unterstellt sind.
Beispiel:
unterstellt: Vertriebsleitung
überstellt: zwei Sachbearbeiter Vertriebsinnendienst
Überstellung ist nicht bei jeder Stelle vorhanden
Eine ausführende Stelle besitzt häufig keine unterstellten Mitarbeiter. Eine Leitungsstelle kann dagegen eigene Weisungsbefugnisse besitzen.
8. Vertretungsregelung
Eine Stellenbeschreibung kann klären:
- Wie wird die Wahrnehmung der Aufgaben bei Abwesenheit geregelt?
- Welche Vertretungsstelle übernimmt die Aufgaben?
- Welche Befugnisse gelten während der Vertretung?
Beispiel: gegenseitige Vertretung mit Sachbearbeiter Einkauf B.
Vertretung und Delegation unterscheiden
Vertretung: häufig vorübergehende Übernahme fremder Aufgaben bei Urlaub, Krankheit oder Abwesenheit.
Delegation: gezielte Übertragung eines Aufgaben- und Verantwortungsbereichs.
Mehr dazu findest du in Das Delegieren von Aufgaben.
9. Informations- und Kommunikationsbeziehungen
Viele Stellen arbeiten nicht isoliert. Deshalb kann eine Stellenbeschreibung wichtige Schnittstellen benennen.
Beispiel Einkauf:
- Produktion
- Lager
- Rechnungswesen
- Lieferanten
- Dienstleister
Dienstwege und Informationswege
Je nach Unternehmen kann zusätzlich festgelegt werden, an wen berichtet wird, welche Informationen weiterzugeben sind und welche Eskalationswege gelten.
Die Stellenbeschreibung sollte dabei aber nicht zu einem vollständigen Prozesshandbuch werden.
10. Handlungsspielraum
Eine Stellenbeschreibung kann verdeutlichen, in welchem Rahmen eine Stelle selbstständig handeln darf.
- eigenes Budget
- eigenständige Terminplanung
- definierte Preisnachlässe
- Auswahl bestimmter Lieferanten
- Priorisierung eigener Aufgaben
Beispiel einer Stellenbeschreibung
Stellenbezeichnung: Sachbearbeiter Einkauf
organisatorische Einordnung: Abteilung Einkauf, unterstellt der Einkaufsleitung
Stellenziel: Sicherstellung einer wirtschaftlichen und termingerechten Beschaffung der zugeordneten Materialien.
Hauptaufgaben: Angebote einholen und vergleichen, Bestellungen bearbeiten, Liefertermine überwachen, Lieferantenkontakt, Reklamationen bearbeiten.
Kompetenzen: Angebote selbstständig anfordern, Liefertermine abstimmen, Bestellungen bis 5.000 Euro freigeben.
Verantwortung: korrekte Bestelldaten, Einhaltung der Freigabegrenzen, termingerechte Beschaffung.
wichtige Schnittstellen: Produktion, Lager, Rechnungswesen, Lieferanten.
Vertretung: gegenseitige Vertretung innerhalb des Einkaufsteams.
Was gehört nicht in die Stellenbeschreibung?
Nicht alles, was mit einer Stelle zusammenhängt, gehört automatisch in die Stellenbeschreibung.
Besonders wichtig ist die Abgrenzung zum Anforderungsprofil.
Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil unterscheiden
Stellenbeschreibung → Was gehört zur Stelle?
Dazu gehören beispielsweise Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung, Einordnung und Vertretung.
Anforderungsprofil → Was muss die Person können?
Dazu gehören beispielsweise Fachkenntnisse, Ausbildung, Berufserfahrung sowie methodische und soziale Fähigkeiten.
Stellenbeschreibung → Stelle
Anforderungsprofil → Person
Warum ist diese Trennung so wichtig?
Beispiel:
„führt ein Team von acht Mitarbeitern“ → Stellenbeschreibung
„benötigt Führungserfahrung und Kommunikationsfähigkeit“ → Anforderungsprofil
Stellenbeschreibung und Arbeitsplatzbeschreibung unterscheiden
Stelle: organisatorischer Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsbereich.
Arbeitsplatz: konkreter Ort beziehungsweise konkrete Arbeitsumgebung, an der Tätigkeiten ausgeführt werden.
Stellenbeschreibung und Funktionsbeschreibung
Eine Funktionsbeschreibung kann einen größeren oder allgemeineren Funktionsbereich beschreiben.
Eine Stellenbeschreibung richtet sich konkreter auf eine organisatorisch definierte Stelle.
Tätigkeits- und Ergebnisorientierung
Stellenbeschreibungen können unterschiedliche Gestaltungsschwerpunkte besitzen.
Eine tätigkeitsorientierte Beschreibung nennt stärker, welche Tätigkeiten regelmäßig ausgeführt werden.
Eine ziel- beziehungsweise ergebnisorientierte Beschreibung macht stärker sichtbar, welches Ergebnis mit der Stelle erreicht werden soll.
Beide Perspektiven können sinnvoll kombiniert werden.
Keine starre Typenlehre notwendig
Für die Praxis ist wichtiger, welche Informationen das Unternehmen für eine klare Stellenabgrenzung benötigt.
Eine gute Stellenbeschreibung kann deshalb gleichzeitig Aufgaben, Ziele, Kompetenzen und Verantwortung enthalten.
Stellenbeschreibung und Delegation
Delegation kann dazu führen, dass sich Aufgaben und Kompetenzen verändern.
Werden zusätzliche Aufgaben und Befugnisse dauerhaft Bestandteil einer Stelle, sollte geprüft werden, ob die Stellenbeschreibung angepasst werden muss.
Dauerhafte Organisationsänderung → Dokumentation prüfen
Stellenbeschreibung und Zentralisierung
Auch organisatorische Veränderungen können Stellenbeschreibungen beeinflussen.
Wird beispielsweise die Lieferantenauswahl künftig zentral durch einen Konzerneinkauf durchgeführt, verliert eine lokale Einkaufsstelle möglicherweise eine bisherige Entscheidungskompetenz.
Stellenbeschreibung und Organigramm müssen zusammenpassen
Widersprechen sich Organigramm und Stellenbeschreibung bei Unterstellung oder Zuständigkeit, entstehen unklare Organisationsinformationen.
Organigramm und Stellenbeschreibung sollten konsistent sein.
Stellenbeschreibung und tatsächliche Arbeit
Eine Stellenbeschreibung kann formal sauber dokumentiert sein und trotzdem die tatsächliche Arbeit nicht mehr abbilden.
Beispiel: Ein Mitarbeiter übernimmt seit längerer Zeit zusätzlich Projektkoordination, Budgetplanung und fachliche Anleitung neuer Kollegen. In der Stellenbeschreibung steht davon nichts.
Stellenbeschreibungen müssen gepflegt werden
Änderungen können notwendig werden durch neue Aufgaben, Digitalisierung, Reorganisation, neue Kompetenzen, Zentralisierung oder Dezentralisierung und veränderte Schnittstellen.
Organisation verändert sich → Stellenbeschreibung mitprüfen
Gefahr zu starrer Stellenbeschreibungen
Sehr detaillierte Stellenbeschreibungen können geringe Flexibilität, hohen Pflegeaufwand und schnelle Veraltung verursachen.
Gefahr zu unklarer Stellenbeschreibungen
Das Gegenteil ist ebenfalls problematisch.
Beispiel: „Unterstützung des Unternehmens in allen anfallenden Aufgaben.“
Das sagt kaum etwas über Zuständigkeit, Befugnisse und Verantwortung aus.
zu detailliert → starr
zu allgemein → unklar
Stellenbeschreibung als Führungsinstrument
Eine gute Stellenbeschreibung kann Führung erleichtern und als Ausgangspunkt für Gespräche über Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Entscheidungsräume und Schnittstellen dienen.
Sie ersetzt aber nicht die laufende Führung und Kommunikation.
Stellenbeschreibung bei der Einarbeitung
Neue Mitarbeiter können anhand einer Stellenbeschreibung schneller verstehen, welche Aufgaben sie übernehmen, welche Entscheidungen sie selbst treffen dürfen, wem sie berichten und mit wem sie zusammenarbeiten.
Stellenbeschreibung und Personalgewinnung
Aus Aufgaben und Verantwortlichkeiten lässt sich ableiten, welche Anforderungen ein Bewerber erfüllen sollte.
Stelle beschreiben → Anforderungen ableiten → geeignete Person suchen
Stellenbeschreibung ist nicht dasselbe wie Stellenanzeige
Stellenbeschreibung: internes Organisationsinstrument.
Stellenanzeige: richtet sich an potenzielle Bewerber und stellt eine offene Position verständlich und attraktiv dar.
Stellenbeschreibung und Arbeitsvertrag
Auch eine Stellenbeschreibung ist nicht automatisch dasselbe wie ein Arbeitsvertrag.
Der Arbeitsvertrag regelt das Arbeitsverhältnis. Die Stellenbeschreibung beschreibt die organisatorische Ausgestaltung einer Stelle.
Vorteile einer Stellenbeschreibung
- Zuständigkeiten klären
- Aufgaben abgrenzen
- Kompetenzen sichtbar machen
- Verantwortung zuordnen
- Vertretung regeln
- Schnittstellen verbessern
- Einarbeitung erleichtern
- Personalplanung unterstützen
- Grundlage für Anforderungsprofile liefern
Mögliche Nachteile
- zu starre Ausgestaltung
- schnelle Veraltung
- hoher Pflegeaufwand
- Bereichsdenken
- Scheinsicherheit
Typische Fehler in der Prüfung
- „Die Stellenbeschreibung beschreibt die Person“: Falsch.
- „Fachliche und soziale Anforderungen gehören vollständig in die Stellenbeschreibung“: als Kern eher dem Anforderungsprofil zuzuordnen.
- „Organigramm und Stellenbeschreibung sind dasselbe“: Falsch.
- „Eine Stellenbeschreibung ist eine Arbeitsanweisung“: Falsch.
- „Eine Stellenbeschreibung zeigt den kompletten Geschäftsprozess“: Falsch.
- „Die Stellenbezeichnung reicht aus, um Aufgaben und Befugnisse zu kennen“: Falsch.
- „Eine Stellenbeschreibung muss jede einzelne Tätigkeit aufführen“: Falsch.
- „Einmal erstellt, muss sie nicht mehr verändert werden“: Falsch.
- „Eine Stellenbeschreibung ersetzt Führung“: Falsch.
- „Stellenbeschreibung und Stellenanzeige sind dasselbe“: Falsch.
Prüfungsfälle
Anforderungsprofil: „Abgeschlossenes kaufmännisches Studium und drei Jahre Führungserfahrung erforderlich.“ → Anforderung an die Person.
Aufgabe: „Verantwortung für die termingerechte Beschaffung von Rohstoffen.“ → Bestandteil der Stellenbeschreibung.
Kompetenz: „Bestellungen bis 25.000 Euro eigenständig freigeben.“ → organisatorische Befugnis.
Organisatorische Einordnung: „Die Stelle ist der Produktionsleitung unterstellt.“ → kann im Organigramm und in der Stellenbeschreibung dokumentiert werden.
Veraltete Stellenbeschreibung: Projektkoordination und Budgetbefugnisse werden längst tatsächlich wahrgenommen, fehlen aber im Dokument → Stellenbeschreibung überprüfen.
Zu starre Beschreibung: 84 einzelne Arbeitsschritte sind exakt vorgeschrieben → Detailgrad prüfen.
Prüfungsschema Stellenbeschreibung
- Welche Stelle wird beschrieben?
- Wo ist die Stelle organisatorisch eingeordnet?
- Welches Ziel beziehungsweise welchen Zweck hat die Stelle?
- Welche Hauptaufgaben gehören dazu?
- Welche Befugnisse benötigt die Stelle?
- Welche Kompetenzgrenzen gelten?
- Welche Verantwortung trägt die Stelle?
- Passen Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung zusammen?
- Gibt es unterstellte Stellen?
- Wie ist die Vertretung geregelt?
- Welche wichtigen Schnittstellen bestehen?
- Sind persönliche Anforderungen fälschlich mit Stellenmerkmalen vermischt?
- Ist die Beschreibung ausreichend konkret, aber nicht unnötig detailliert?
- Entspricht sie noch der tatsächlichen Organisation?
- Passt sie zum Organigramm?
Merksatz für die Prüfung
Stellenbeschreibung → beschreibt die Stelle
Sie beantwortet insbesondere:
Wo ist die Stelle?
Was soll sie tun?
Was darf sie?
Wofür trägt sie Verantwortung?
Mit wem arbeitet sie zusammen?
Stellenbeschreibung ≠ Anforderungsprofil
Stellenbeschreibung ≠ Arbeitsanweisung
Stellenbeschreibung ≠ Organigramm
Stellenbeschreibung ≠ Stellenanzeige
Aufgabe + Kompetenz + Verantwortung müssen zusammenpassen.
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Dieser Beitrag baut besonders auf Was versteht man unter einer Aufbauorganisation?, Aufgaben und Kompetenzen, Was ist ein Organigramm? und Das Delegieren von Aufgaben auf.
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Häufige Fragen zur Stellenbeschreibung
Was ist eine Stellenbeschreibung?
Eine schriftliche Beschreibung einer organisatorischen Stelle mit ihren wesentlichen Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und ihrer Einordnung in die Organisation.
Was gehört in eine Stellenbeschreibung?
Typischerweise Stellenbezeichnung, organisatorische Einordnung, Stellenziel, Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung, Vertretung und wichtige Schnittstellen.
Beschreibt die Stellenbeschreibung die Person?
Nein. Sie beschreibt primär die Stelle.
Was ist der Unterschied zum Anforderungsprofil?
Die Stellenbeschreibung beschreibt, was zur Stelle gehört. Das Anforderungsprofil beschreibt, was die Person können oder mitbringen sollte.
Was ist der Unterschied zum Organigramm?
Das Organigramm zeigt die organisatorische Einordnung grafisch. Die Stellenbeschreibung beschreibt die Stelle detaillierter.
Was ist der Unterschied zur Arbeitsanweisung?
Die Stellenbeschreibung beschreibt Aufgaben und Verantwortungsbereich. Eine Arbeitsanweisung beschreibt stärker, wie eine konkrete Tätigkeit auszuführen ist.
Muss eine Stellenbeschreibung aktualisiert werden?
Sie sollte überprüft werden, wenn sich Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten oder organisatorische Beziehungen wesentlich verändern.
Fazit
Eine Stellenbeschreibung macht aus einer bloßen Stellenbezeichnung einen klar definierten organisatorischen Verantwortungsbereich.
organisatorische Einordnung → Stellenziel → Aufgaben → Kompetenzen → Verantwortung → Beziehungen → Vertretung
Stellenbeschreibung beschreibt die Stelle – nicht die Person.
Für die Person folgt anschließend das Anforderungsprofil.
Aufgaben analysieren → Stelle bilden → Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung zuordnen → im Organigramm einordnen → in der Stellenbeschreibung dokumentieren