Die Vorgaben an ein Arbeitszeugnis

Um das Arbeitszeugnis ranken sich viele Geschichten und Legenden. Schwer zu erstellen, noch schwerer zu entschlüsseln und sogar bei eigentlich positiven Formulierungen manchmal vernichtend – niemand versteht so recht, welche Formeln was bedeuten und wie sie zustande kommen. Von Arbeitnehmerseite aus ist ein Arbeitszeugnis schon furchteinflößend, noch mehr Angst haben die Arbeitgeber, die es formulieren. Denn natürlich darf nicht alles einfach ehrlich geschrieben werden, das Zeugnis muss rechtssicher sein. Im Zweifelsfall prüft es ein Rechtsberater oder eine Rechtsberaterin, bevor es ausgegeben wird. Zumindest ist das in kleineren Firmen der Fall. Große Unternehmen, die entsprechend häufig Zeugnisse ausstellen müssen, verwenden normalerweise eine spezielle Software.

Äußere Form gesetzlich festgelegt

Steuerberater sitzt im Büro am Schreibtisch mit Akten und Taschenrechner

© Robert Kneschke

Ein Arbeitszeugnis kann nicht einfach irgendwie geschrieben werden, sondern muss bestimmten Voraussetzungen genügen. So hat der Gesetzgeber beispielsweise festgelegt, dass das Zeugnis auf festem, sauber Papier geschrieben und in seiner äußeren Erscheinungsform sauber sein muss. Einen Anspruch auf die Ausstellung eines solchen Zeugnisses hat jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin. Seit dem Jahr 2003 regelt das der Paragraph 109 der Gewerbeordnung, GewO. Dort steht auch, dass im Arbeitszeugnis wenigstens Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses festgelegt sind, dass der Arbeitnehmer aber auch weitere Ausführungen verlangen kann. Sind Leistung und Verhalten im Arbeitszeugnis beschrieben, nenn man dies ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Die Formulierungen müssen klar und verständlich sein, sie dürfen keinen anderen Zweck als die Darstellung der erbrachten Arbeitsleistungen verfolgen. Eine elektronische Ausfertigung ist übrigens nicht zulässig, das Zeugnis muss auf Papier erstellt werden. Weitere Angaben dazu, wie das Arbeitszeugnis erstellt wird, sind oft im Arbeitsvertrag festgehalten.

Generell kann das Arbeitszeugnis erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden. Ab Ende der Kündigungsfrist besteht ein dreijähriger Anspruch auf die Ausstellung.  Wird eine Kündigung ausgesprochen, hat der Arbeitnehmer bereits bis zum Ende der Kündigungsfrist einen Anspruch auf die Ausstellung eines vorläufigen Arbeitszeugnisses. Das soll den Bewerbungsprozess vereinfachen. Dieses vorläufige Papier kann das endgültige Arbeitszeugnis jedoch nicht ersetzen, letzteres muss in jedem Fall ausgestellt werden. Außerdem hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch darauf, dass beide Dokumente die gleichen Formulierungen enthalten.

Übrigens besteht auch im Rahmen eines normalen Beschäftigungsverhältnisses häufig ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Das ist z.B. der Fall, wenn der Mitarbeiter die Abteilung wechselt oder eine unbezahlte berufliche Auszeit (z.B. Sabbatical) nimmt.

Gehandhabt wie eine Urkunde

Das Zeugnis muss auf sauberem, festen Papier erstellt werden. Rechtlich wird es wie eine Urkunde gehandhabt, es darf also weder beschädigt, noch verschmutzt sein. Allerdings darf es gefaltet sein, solange die Falte auf einer Kopie nicht sichtbar ist. So zumindest ein gerichtlicher Beschluss aus dem Jahr 2000. Radierungen, Verbesserungen und Durchstreichenden sind nicht erlaubt. Festgedrucktes, Ausrufe- und Fragezeichen sind ebenfalls nicht zulässig, da diese den Lesefluss und das Textverständnis auf unzulässige Art und Weise beeinflussen. Ein ordnungsgemäßer Briefkopf ist verpflichtend, und es kann einen standardisierte Maschinenschrift verlangt werden. ob das Papier unbedingt das Format Din A4 haben muss, ist dagegen nicht festgelegt.

Zusenden muss der Arbeitgeber das Zeugnis nicht, es darf verlangt werden, dass der Arbeitnehmer es abholt.

Schwierigkeiten bei der Erstellung

Das Arbeitszeugnis wird in der Regel in Personalabteilungen erstellt. Dort hat man zwar wenig mit den betreffenden Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen zu tun, kennt sich aber mit der Erstellung derartiger Papiere aus. Praktisch ist es so, dass die unmittelbaren Vorgesetzten den Inhalt des Zeugnisses beitragen müssen. Die firmeninterne Kommunikation kann also sehr wichtig sein. Von gesetzlicher Seite her besteht darüber hinaus die sogenannte Wohlwollenspflicht: Das Zeugnis darf dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin im weiteren beruflichen Leben nicht schaden. Gleichzeitig dürfen nur wahre Aussagen getroffen werden, und eine Interpretation der Leistungen ist in keiner Art und Weise zulässig. Diese Ansprüche kollidieren natürlich, weshalb es jedes Jahr rund 30.000 Klagen wegen eines Arbeitszeugnisses und der darin getroffenen Formulierungen gibt.

Bausteine vereinfachen die Erstellung

Ein Arbeitszeugnis ist grundsätzlich aus mehreren Teilen aufgebaut. Die Personalverantwortlichen arbeiten also mit festen Textbausteinen, die individuell kombiniert werden. Das ist in etwa das, was auch die einschlägige Software wie Haufe Zeugnis Manager Premium, bieten. Die Software ist leicht zu bedienen, sie erfordert in der Regel kein zusätzliches Textverarbeitungsprogramm und kann ohne Schulung genutzt werden.

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