Wenn Sie dienstlich mit Ihrem eigenen Fahrzeug oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sind, ist im Anschluss an solch eine Reise regelmäßig die Abrechnung der Reisekosten erforderlich. Eine Reisekostenabrechnung erscheint sehr komplex. Wenn Sie aber wissen, was zu den Reisekosten zählt, wer diese trägt und Sie die elementaren Voraussetzungen einer Reisekostenabrechnung kennen, ist alles ganz einfach.
Der Begriff der Reisekosten
Zu den Reisekosten zählen im Prinzip sämtliche in einem engeren Zusammenhang mit einer Geschäftsreise anfallenden Kosten. Hier spielt es keine Rolle, ob Sie mit einem PKW, mit einem Flugzeug oder mit anderweitigen öffentlichen Verkehrsmitteln wie beispielsweise der Deutschen Bahn unterwegs sind. Die hierdurch bedingten Kosten werden als Fahrtkosten bezeichnet. Neben den Fahrtkosten fallen noch regelmäßig Übernachtungskosten, ein Verpflegungsmehraufwand bzw. etwaige Reisenebenkosten an. Wichtig ist hier, dass Sie die entsprechenden Belege aufbewahren, um diese angefallenen Kosten nachzuweisen.
Der Schuldner der Reisekosten
Normalerweise werden Ihre Kosten, sofern sie dienstlich veranlasst sind, von Ihrem Arbeitgeber getragen. Ihr Arbeitgeber wiederum kann die Ihnen zu erstattenen Reisekosten als Betriebsausgaben im Rahmen der eigenen Steuererklärung geltend machen. Andererseits können Sie ihre normalen Fahrten zur Arbeit im Rahmen Ihrer eigenen Steuererklärung gegenüber dem Fiskus geltend machen. Die Ihnen hier entstandenen Reisekosten können Sie somit als sogenannte Werbungskosten steuerlich absetzen.
Die Berechnung der Reisekosten
Bei der Nutzung des eigenen Fahrzeuges wird zur Berechnung der entstandenen Fahrtkosten regelmäßig eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer in Ansatz gebracht. Ist ein Übernachtung beispielsweise in einem Hotel während einer Geschäftsreise erforderlich, hat Ihnen Ihr Arbeitgeber die insoweit entstanden Kosten zu ersetzen. Wichtig ist nur, dass Sie sich auf Ihrer Geschäftsreise an den mit Ihrem Arbeitgeber vereinbarten Kostenrahmen halten. Weiter besteht die Möglichkeit, bei einer Übernachtung im Rahmen der entstandenen Reisekosten eine Übernachtungspauschale geltend zu machen. Dies setzt voraus, dass Ihre Geschäftsreise mindestens 24 Stunden dauert.
Auf den ersten Blick kompliziert stellt sich im Rahmen einer Dienstreise der anfallende Verpflegungsmehraufwand dar. Dieser beträgt 14 EUR bei Dienstreisen mit einer Dauer von 8 bis 24 Stunden und 28 EUR bei einer Dienstreise von mehr als 24 Stunden.
Wichtig zu wissen für Sie ist, dass Sie für den Anreise- und Abreisetag regelmäßig die kleine Pauschale von 14 EUR geltend machen können. Hierbei ist es unerheblich, ob Sie an dem Anreise- oder Abreisetag möglicherweise kürzer als 8 Stunden unterwegs gewesen sind. Die Pauschalen für einen Verpflegungsmehraufwand werden im Übrigen bereinigt, wenn beispielsweise in den Übernachtungskosten ein Frühstück inkludiert war. Bei der Berechnung der Reisekosten ist hier ein Abzug von 20% vorzunehmen. Nehmen Sie beispielsweise während Ihrer Geschäftsreise eine Einladung zu einem Essen wahr, so fällt im Rahmen der Verpflegungspauschale ein Abzug von 40% an.
Die Reisenebenkosten
Ein weiteres Kapitel für sich sind die in Betracht kommenden Reisenebenkosten. Zu diesen zählen u. a. entstandene Parkgebühren, Gepäckaufbewahrungsgebühren, anfallende Gebühren für dienstlich veranlasste Telefonate usw. Hier sollten Sie die entsprechenden Belege unbedingt aufbewahren.
Fazit: Eine Reisekostenabrechnung ist im Prinzip gar nicht mal so schwierig. Ein Tool wie beispielsweise N2F für eine Reisekostenabrechnung verschafft Ihnen bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung wesentliche Erleichterungen.
