Die Personalauswahl gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Personalwesens. Ziel ist es, aus mehreren Bewerberinnen und Bewerbern die Person auszuwählen, deren Kenntnisse, Fähigkeiten und persönliche Voraussetzungen möglichst gut zu den Anforderungen einer Stelle passen.
Dabei geht es nicht darum, den vermeintlich „besten“ Bewerber zu finden. Entscheidend ist vielmehr die Passung zwischen Person und Stelle.
Eine gute Personalauswahl beginnt deshalb nicht erst mit dem Vorstellungsgespräch. Sie baut auf einer möglichst klaren Beschreibung der Stelle und ihrer Anforderungen auf.
Grundlage der Personalauswahl: Was verlangt die Stelle?
Bevor Bewerbungen miteinander verglichen werden können, muss zunächst feststehen, welche Anforderungen tatsächlich erfüllt werden sollen.
Eine wichtige Grundlage bildet deshalb das Anforderungsprofil. Darin werden die Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften beschrieben, die für die erfolgreiche Ausübung einer Tätigkeit erforderlich oder wünschenswert sind. Ergänzend hilft die Stellenbeschreibung dabei, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und organisatorische Einordnung der Stelle festzuhalten.
Typische Anforderungen lassen sich beispielsweise folgenden Kompetenzbereichen zuordnen:
- Fachkompetenz: berufliches Wissen, Qualifikationen und Fachkenntnisse
- Methodenkompetenz: beispielsweise Analysefähigkeit, Problemlösung und Organisation
- Sozialkompetenz: etwa Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Konfliktfähigkeit
- Selbst- bzw. Persönlichkeitskompetenz: beispielsweise Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Welche Kompetenzen besonders wichtig sind, hängt immer von der jeweiligen Stelle ab.
Bei einer Führungskraft können beispielsweise Kommunikationsfähigkeit und Entscheidungsvermögen besonders wichtig sein. Bei einer technisch geprägten Tätigkeit können dagegen spezielle Fachkenntnisse oder praktische Fertigkeiten eine größere Rolle spielen.
Muss ein Bewerber alle Anforderungen erfüllen?
In der Praxis ist es eher selten, dass ein Bewerber sämtliche Anforderungen vollständig erfüllt.
Deshalb sollten Unternehmen zwischen verschiedenen Anforderungen unterscheiden:
Muss-Kriterien
Diese Voraussetzungen sind für die Stelle zwingend erforderlich. Dazu können beispielsweise vorgeschriebene Qualifikationen, notwendige Fahrerlaubnisse oder bestimmte Fachkenntnisse gehören.
Soll-Kriterien
Diese Kenntnisse oder Fähigkeiten sind wichtig, können jedoch gegebenenfalls noch entwickelt werden.
Kann-Kriterien
Sie stellen zusätzliche Vorteile dar, sind für die erfolgreiche Ausübung der Tätigkeit jedoch nicht zwingend erforderlich.
Diese Unterscheidung erleichtert später einen möglichst sachlichen Vergleich der Bewerber.
Wichtig: Ein fehlendes Muss-Kriterium kann nicht automatisch dadurch ausgeglichen werden, dass ein Bewerber bei vielen Kann-Kriterien besonders gut abschneidet.
Welche Methoden der Personalauswahl gibt es?
Für eine fundierte Auswahlentscheidung werden häufig mehrere Informationsquellen und Auswahlverfahren miteinander kombiniert.
| Methode | Was wird vor allem beurteilt? |
|---|---|
| Bewerbungsunterlagen | Qualifikationen und bisherige Erfahrungen |
| Strukturiertes Interview | Erfahrungen, Kompetenzen und situationsbezogene Antworten |
| Arbeitsprobe | Praktische Fähigkeiten und konkrete Arbeitsleistung |
| Eignungstest | Bestimmte Kenntnisse, Fähigkeiten oder Leistungsmerkmale |
| Assessment-Center | Mehrere Kompetenzen anhand unterschiedlicher Übungen |
Je wichtiger eine Stelle ist, desto sinnvoller kann es sein, verschiedene Verfahren miteinander zu verbinden.
Bewerbungsunterlagen
Die Bewerbungsunterlagen liefern zunächst Informationen über den bisherigen beruflichen und schulischen beziehungsweise akademischen Werdegang.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Lebenslauf
- Ausbildungs- und Studienabschlüsse
- berufliche Erfahrungen
- Weiterbildungen
- Zeugnisse und Nachweise
- gegebenenfalls Anschreiben oder Motivationsschreiben
Entscheidend ist nicht, ob ein Lebenslauf einem vermeintlich perfekten Muster entspricht. Vielmehr sollte geprüft werden, ob sich aus dem bisherigen Werdegang Hinweise auf die für die Stelle erforderlichen Kompetenzen ergeben.
Auch Unterbrechungen, Berufswechsel oder ungewöhnliche Karrierewege sollten nicht automatisch negativ bewertet werden. Ihre Bedeutung kann erst im jeweiligen Zusammenhang beurteilt werden.
Strukturiertes Vorstellungsgespräch
Das Vorstellungsgespräch gehört zu den bekanntesten Instrumenten der Personalauswahl.
Es dient unter anderem dazu,
- Angaben aus den Bewerbungsunterlagen zu vertiefen,
- Erfahrungen und Kenntnisse zu hinterfragen,
- Motivation und Erwartungen kennenzulernen,
- fachliche oder situationsbezogene Fragen zu stellen und
- dem Bewerber Informationen über Stelle und Unternehmen zu vermitteln.
Besonders hilfreich sind strukturierte Interviews. Dabei erhalten die Bewerber möglichst vergleichbare Fragen, die sich an den zuvor festgelegten Anforderungen orientieren.
Dadurch lassen sich die Antworten besser miteinander vergleichen als bei vollkommen freien Gesprächen.
Arbeitsproben und praktische Aufgaben
Je nach Tätigkeit können auch Arbeitsproben ein geeignetes Auswahlverfahren sein.
Ein Bewerber muss dabei beispielsweise eine Aufgabe bearbeiten, die typische Anforderungen der späteren Tätigkeit abbildet.
Mögliche Beispiele sind:
- eine kurze Präsentation erstellen,
- einen Geschäftsfall bearbeiten,
- eine Kundenanfrage beantworten,
- eine technische Aufgabe lösen,
- eine Datenanalyse durchführen oder
- einen schriftlichen Entwurf erstellen.
Der Vorteil besteht darin, dass nicht nur über Fähigkeiten gesprochen wird. Ein Teil der tatsächlichen Leistung kann direkt beobachtet werden.
Tests in der Personalauswahl
Unter bestimmten Voraussetzungen können auch standardisierte Testverfahren eingesetzt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Leistungstests,
- Fähigkeitstests,
- Konzentrationstests,
- Wissenstests oder
- berufsbezogene Persönlichkeitstests.
Ein Test sollte immer einen nachvollziehbaren Bezug zu den Anforderungen der Stelle besitzen.
Ein einzelnes Testergebnis sollte außerdem nicht isoliert betrachtet werden. Aussagekräftiger ist meist die Kombination mit weiteren Auswahlverfahren.
Assessment-Center
Bei einem Assessment-Center werden mehrere Auswahlmethoden miteinander verbunden.
Typische Übungen können sein:
- Präsentationen,
- Gruppendiskussionen,
- Rollenspiele,
- Fallstudien,
- Interviews,
- Postkorb- beziehungsweise Priorisierungsübungen und
- andere praxisbezogene Aufgaben.
Mehrere Beobachter beurteilen dabei das Verhalten anhand zuvor festgelegter Kriterien.
Assessment-Center eignen sich insbesondere dann, wenn neben Fachkenntnissen auch soziale, methodische oder führungsbezogene Kompetenzen beurteilt werden sollen.
Woran erkennt man ein gutes Auswahlverfahren?
Bei Auswahlverfahren spielen drei klassische Gütekriterien eine wichtige Rolle:
Objektivität
Ein Verfahren ist möglichst objektiv, wenn sein Ergebnis nicht davon abhängt, welche Person es durchführt oder bewertet.
Einheitliche Fragen, festgelegte Bewertungskriterien und mehrere Beobachter können die Objektivität verbessern.
Reliabilität
Die Reliabilität beschreibt die Zuverlässigkeit einer Messung.
Ein Auswahlverfahren sollte bei vergleichbaren Voraussetzungen möglichst stabile und zuverlässige Ergebnisse liefern.
Validität
Die Validität beantwortet die Frage, ob ein Verfahren tatsächlich das misst, was es messen soll.
Ein Auswahlverfahren kann beispielsweise sehr zuverlässig durchgeführt werden, aber dennoch wenig nützlich sein, wenn es Fähigkeiten prüft, die für die konkrete Stelle kaum Bedeutung haben.
Für die Personalauswahl gilt deshalb: Ein Verfahren sollte nicht nur gut durchführbar sein, sondern tatsächlich etwas über die Eignung für die konkrete Tätigkeit aussagen.
Objektive Kriterien statt Bauchgefühl
Eine der größten Schwierigkeiten der Personalauswahl besteht darin, dass Menschen andere Menschen beurteilen.
Dadurch können Wahrnehmungs- und Beurteilungsfehler entstehen.
Typische Beispiele sind:
- Halo-Effekt: Ein einzelnes besonders positives oder negatives Merkmal beeinflusst den Gesamteindruck.
- Ähnlichkeitseffekt: Menschen werden positiver beurteilt, weil sie dem Beurteilenden ähnlich erscheinen.
- Erster Eindruck: Früh gewonnene Eindrücke beeinflussen die weitere Bewertung.
- Stereotype: Personen werden aufgrund allgemeiner Vorstellungen über bestimmte Gruppen beurteilt.
Deshalb ist es sinnvoll, die Auswahl möglichst strukturiert durchzuführen.
Hilfreich sind beispielsweise:
- vorher festgelegte Auswahlkriterien,
- einheitliche Interviewfragen,
- Bewertungsbögen,
- mehrere Beobachter und
- die Dokumentation der Entscheidung.
Das häufig verwendete Mehr-Augen-Prinzip kann dazu beitragen, einseitige Einschätzungen zu reduzieren.
Beispiel: Bewerber mit einer Auswahlmatrix vergleichen
Ein Unternehmen sucht einen neuen Teamleiter.
Im Anforderungsprofil wurden unter anderem folgende Kriterien festgelegt:
| Kriterium | Gewichtung | Bewerber A | Bewerber B |
|---|---|---|---|
| Fachkenntnisse | 30 % | 5 von 5 | 4 von 5 |
| Führungserfahrung | 25 % | 3 von 5 | 5 von 5 |
| Kommunikationsfähigkeit | 20 % | 4 von 5 | 5 von 5 |
| Organisation | 15 % | 5 von 5 | 4 von 5 |
| Entscheidungsfähigkeit | 10 % | 4 von 5 | 4 von 5 |
Durch die Gewichtung können besonders wichtige Kriterien stärker in die Gesamtbewertung einfließen.
Eine solche Auswahlmatrix ersetzt die Entscheidung nicht, macht sie aber transparenter und besser nachvollziehbar.
Dabei gilt eine wichtige Einschränkung: Zwingende Muss-Kriterien müssen separat geprüft werden.
Angenommen, für die Stelle ist eine bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Qualifikation zwingend erforderlich. Fehlt diese bei Bewerber B, kann eine ansonsten höhere Gesamtpunktzahl diesen Mangel nicht automatisch ausgleichen.
Die Auswahlmatrix eignet sich deshalb vor allem für den Vergleich von Bewerbern, die zunächst die erforderlichen Muss-Kriterien erfüllen.
Was ist bei der Personalauswahl rechtlich zu beachten?
Unternehmen können ihre Beschäftigten grundsätzlich nach den Anforderungen einer Stelle auswählen. Die Auswahl darf jedoch nicht auf unzulässiger Diskriminierung beruhen.
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) schützt Bewerber vor Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität.
Auswahlkriterien sollten deshalb einen nachvollziehbaren sachlichen Bezug zur Tätigkeit besitzen.
Auch Fragen im Vorstellungsgespräch und eingesetzte Testverfahren sollten sich grundsätzlich an den tatsächlichen Anforderungen der Stelle orientieren.
Datenschutz im Bewerbungsverfahren
Bewerbungsunterlagen enthalten zahlreiche personenbezogene Daten.
Unternehmen dürfen deshalb nicht beliebig Informationen sammeln und speichern, nur weil diese möglicherweise interessant sein könnten.
Für die Verarbeitung gelten unter anderem die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Zweckbindung und Datenminimierung.
Das bedeutet vereinfacht: Es sollten nur solche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für das Bewerbungs- und Auswahlverfahren tatsächlich benötigt werden.
Beteiligung der Arbeitnehmervertretung
Je nach Unternehmen beziehungsweise Dienststelle können außerdem Beteiligungsrechte der Arbeitnehmervertretung zu beachten sein.
Im Bereich des Betriebsverfassungsgesetzes gilt beispielsweise: In Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern ist der Betriebsrat bei Einstellungen nach § 99 BetrVG zu beteiligen. Der Arbeitgeber muss ihn informieren, erforderliche Unterlagen vorlegen und grundsätzlich seine Zustimmung zur geplanten Einstellung einholen.
Für die eigentliche Auswahlentscheidung bleibt jedoch entscheidend, dass nachvollziehbare und sachliche Kriterien verwendet werden.
Wie läuft eine strukturierte Personalauswahl ab?
Ein typischer Auswahlprozess lässt sich vereinfacht in mehreren Schritten darstellen:
- Stelle und Aufgaben analysieren
- Anforderungsprofil erstellen
- Muss-, Soll- und Kann-Kriterien festlegen
- Auswahlkriterien gewichten
- geeignete Auswahlmethoden bestimmen
- Bewerbungen anhand der Kriterien prüfen
- Interviews, Arbeitsproben oder weitere Verfahren durchführen
- Ergebnisse miteinander vergleichen
- Auswahlentscheidung treffen und dokumentieren
- Einstellung und anschließende Einarbeitung organisieren
Damit wird deutlich: Die Personalauswahl ist kein einzelnes Vorstellungsgespräch, sondern ein systematischer Entscheidungsprozess.
Während dieser Beitrag den eigentlichen Auswahlprozess behandelt, geht es im Beitrag „Die Auswahl und der Einsatz der Mitarbeiter“ stärker um die passende Zuordnung von Beschäftigten zu Aufgaben und Stellen. Nach der Einstellung schließt sich die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und das Onboarding an.
Prüfungsschema zur Personalauswahl
Für die Fachwirt-Prüfung lässt sich der Ablauf vereinfacht so merken:
Anforderungen festlegen → Auswahlkriterien gewichten → geeignete Methoden auswählen → Bewerber beurteilen → Ergebnisse vergleichen → Entscheidung dokumentieren
Zwei typische Fehler sollte man dabei vermeiden:
Fehler 1: Entscheidung ausschließlich nach Sympathie
Ein positiver persönlicher Eindruck kann eine Rolle spielen, sollte aber keine festgelegten Anforderungskriterien ersetzen.
Fehler 2: Muss- und Kann-Kriterien verwechseln
Ein Kandidat kann zahlreiche zusätzliche Stärken besitzen. Fehlt jedoch eine zwingende Voraussetzung, darf diese nicht einfach durch andere Pluspunkte ausgeglichen werden.
Personalauswahl einfach erklärt
Für die Prüfung kann man sich den Grundgedanken folgendermaßen merken:
Anforderungen der Stelle → passende Auswahlmethoden → Bewerber anhand festgelegter Kriterien vergleichen → Auswahlentscheidung
Je strukturierter die Personalauswahl erfolgt, desto besser lassen sich Entscheidungen nachvollziehen und unterschiedliche Kandidaten miteinander vergleichen.
Häufige Fragen zur Personalauswahl
Was versteht man unter Personalauswahl?
Unter Personalauswahl versteht man den Prozess, mit dem ein Unternehmen aus mehreren Bewerbern die Person auswählt, die möglichst gut zu den Anforderungen einer zu besetzenden Stelle passt.
Welche Methoden der Personalauswahl gibt es?
Zu den häufig eingesetzten Methoden gehören die Prüfung von Bewerbungsunterlagen, strukturierte Vorstellungsgespräche, Arbeitsproben, Testverfahren und Assessment-Center.
Warum ist ein Anforderungsprofil für die Personalauswahl wichtig?
Das Anforderungsprofil legt fest, welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen für eine Stelle benötigt werden. Dadurch entstehen Kriterien, anhand derer Bewerber systematisch miteinander verglichen werden können.
Was sind Auswahlkriterien?
Auswahlkriterien sind Merkmale, anhand derer die Eignung eines Bewerbers beurteilt wird. Dazu können beispielsweise Qualifikationen, Berufserfahrung, Fachkenntnisse sowie methodische oder soziale Kompetenzen gehören.
Was sind Objektivität, Reliabilität und Validität?
Objektivität beschreibt die Unabhängigkeit einer Bewertung von der beurteilenden Person. Reliabilität steht für die Zuverlässigkeit eines Verfahrens. Validität beschreibt, ob tatsächlich die für die Stelle relevante Eignung gemessen wird.
Warum sollten mehrere Personen an einer Personalauswahl beteiligt sein?
Mehrere Beurteilende können unterschiedliche Beobachtungen einbringen. Dadurch kann das Risiko reduziert werden, dass eine Entscheidung ausschließlich auf dem subjektiven Eindruck einer einzelnen Person beruht.