Die Digitalisierung hat nicht nur das private Leben revolutioniert, sondern auch die Wirtschaft unterliegt den Auswirkungen des technischen Fortschritts. Deshalb ist es wichtig, insbesondere als Unternehmer, auf Trends zu reagieren und zu ergründen, welche Bedeutung diese für den eigenen Betrieb spielen können. So ist auch die Buchhaltung heutzutage wesentlich einfacher als es in analogen Zeiten der Fall war. Dies setzt voraus, dass die Buchhaltung mithilfe von spezieller Software bewältigt wird. Mit softwarebasierten Lösungsansätzen lassen sich die Arbeitsprozesse merklich vereinfachen und beschleunigen. Dies hat den entscheidenden Vorteil für Unternehmen, weil es die eigene Wettbewerbsfähigkeit sichert in Zeiten von Globalismus und großen Konkurrenzdruck.
Pflichten und Aufgabenbereiche der Buchhaltung
Die Buchhaltung ist gesetzlich vorgeschrieben. Lediglich der Umfang ist, je nach Rechtsform, unterschiedlich ausgeprägt. Mit der Buchhaltung soll sichergestellt werden, dass alle Geschäftsvorfälle dokumentarisch erfasst werden, sodass die Daten zu Prüfungszwecken dem Finanzamt zur Verfügung stehen. Kleinunternehmer profitieren dabei von der vereinfachten Form der Buchhaltung, nämlich der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). Diese soll Existenzgründern den Einstieg vereinfachen. Auch Freiberufler sind von der doppelten Buchführung befreit, bzw. können ihre Buchhaltung auf die EÜR beschränken, selbst bei höheren Umsätzen, also in Fälle, wo die Kleinunternehmerregelung nicht mehr gilt.
Unternehmen, die weder als Kleinunternehmer agieren, noch zu den Freiberuflern gehören, sind in der Pflicht der doppelten Buchführung. Gerade bei größeren Unternehmen ergibt es Sinn, auf Software zu setzen, weil die Sachverhalte wesentlich komplexer sind und Software dabei helfen kann, die Prozesse zu vereinfachen. Die Buchhaltung unterliegt dabei strengen Vorschriften, bzw. sie muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen.
Eine Hauptaufgabe der Buchhaltung, unabhängig der Rechtsform, ist das kontinuierliche Erfassen von wichtigen Kennzahlen und das Registrieren von allen Geschäftsvorfällen. Die GoB-Richtlinien stellen sicher, dass die Daten nach einem festen System erfasst werden und auch in chronologischer Reihenfolge zur besseren Nachvollziehbarkeit. Dabei dienen die Daten nicht nur zu Prüfungszwecken, sondern kommen dem Unternehmen selbst zugute. Auf diese Weise können wichtige statistische Daten ausgewertet werden, die Auskunft über den wirtschaftlichen Erfolg, bzw. den Gewinn und vieles mehr geben.
Buchhaltung in Hinblick auf Steuerbelastung
Die Buchhaltung entscheidet darüber, wie hoch die Steuerlast ist. Die Steuervorauszahlungen werden aus dem Jahresabschluss abgeleitet. Deshalb ist das akribische Erfassen von Daten von essenzieller Bedeutung, zumal es ohnehin rechtlich vorgeschrieben ist. Der Jahresabschluss hat in vielerlei Hinsicht Einfluss auf die Steuerlast als auch auf die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens. Denn der Jahresabschluss gibt statistisch wieder, wie rentabel eine Geschäftsidee ist. Unternehmer haben es diesbezüglich schwieriger an Kredite zu kommen und die Nachweise über Gewinne müssen über einen längeren Zeitraum hinweg nachgewiesen werden. Der Jahresabschluss dient somit als wichtiger Nachweis für Banken.
Unternehmensprozesse mit softwarebasierten Ansätzen optimieren
Die Buchhaltung ist ein komplexes Unterfangen und es können sich schnell Fehler einschleichen, die sich negativ auf die Bilanz auswirken. Deshalb kommt es zunehmend zu einer Trendwende, um diese Fehleranfälligkeit zu beseitigen, nämlich Buchhaltungssoftware. Es schont die personalen Ressourcen im Unternehmen und erhöht die Effizienz. Denn eine Buchhaltungssoftware, wie zum Beispiel Expensya ermöglicht die Verarbeitung von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, ohne die Notwendigkeit, dass umfangreiche Vorkenntnisse vonnöten sind. Unternehmen können damit die Kosten signifikant senken, die in der Regel mit der Buchhaltung einhergehen.
Moderne Programme verbuchen alle Geschäftsvorfälle, sodass wichtige Kennziffern automatisch den richtigen Sachkonten zugeordnet werden können, was wiederum das Fundament der Jahresbilanz bildet. Des Weiteren sind viele Programme mit einer Schnittstelle zum Finanzamt ausgestattet (Elster-Schnittstelle). Zudem gibt es die Möglichkeit das Programm mit dem Online-Banking zu verbinden. Es ist die ideale Lösung um Personal und Kosten zu sparen. Es erhöht die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens und vor allen Dingen wird die Wahrscheinlichkeit von Unstimmigkeiten, infolge von Fehlern, verringert.
Fazit
Die Buchhaltungssoftware ist in jeder Hinsicht vorteilhaft für Unternehmen. Die Arbeitsprozesse werden optimiert und vereinfacht. Es schont die Ressourcen des Unternehmens und erweitert den Handlungsspielraum, weil der personale Aufwand durch softwarebasierte Strategien merklich verringert wird. Unternehmen profitieren zudem von der großen Auswahl an Programmen, die es am Markt gibt. Auf diese Weise lässt sich für jede Ausgangslage das passende Programm finden und implementieren.
