An das Rechnungswesen in Unternehmen stellt der Gesetzgeber ein paar Ansprüche. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, kurz GoB, sollten jedem Buchhalter, aber auch Unternehmer, bekannt sein. Bei Verstößen können Geldbußen und Freiheitsstrafen drohen. Doch was genau besagen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?
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Gesetzliche Regelung der ordnungsgemäßen Buchführung
Der Gesetzgeber hat die Buchführungsregeln in den Paragraphen §238 Absatz 1 HGB und §145 AO festgeschrieben. Nach diesen beiden Paragraphen gilt eine Buchführung als Ordnungsgemäß, wenn sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
Wie lauten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)?
- Verständlichkeit:
Jeder sachverständige Dritte muss sich zurechtfinden. - Kopien:
Von versendeten Handelsbriefen muss der Kaufmann Kopien anfertigen. - Die Sprache der Buchführung:
Die Handelsbücher und Aufzeichungen im Unternehmen müssen in einer lebenden Sprache abgefasst sein. Daher scheiden Sprachen wie Latein aus. - Vollständigkeit:
Die Kontierungen und Aufzeichungen im Rechnungswesen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Es dürfen daher keine fiktiven Konten bestehen. Das Weglassen, oder eine falsche zeitliche Erfassung oder Belegnummerierung sind ebenfalls untersagt. - Änderungen:
Eine Korrektur kann nur mit einer Stornobuchung erfolgen. In den Unterlagen dürfen keine Radierungen oder Überschreibungen vorhanden sein. - Dv-gestützte Systeme:
Hier erweitert sich die GoB zur GoBS, den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführungssysteme. In diesen Grundsätzen werden die Anforderungen an die Software, dem jederzeitigen und sicheren Zugriff, sowie dem Schutz vor ungefugten Zugriff beschrieben. - Aufbewahrung:
Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, GuV-Rechnungen und Buchungsbelege sind 10 Jahre aufzubewahren. Handelsbriefe müssen 6 Jahre aufbewahrt werden.
Die Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind. - Das Belegprinzip:
Es darf keine Buchung ohne Beleg erfolgen. Erlaubt sind Fremd-, Eigen- und Notbelege - Die Behandlung der Belege:
– Zunächst erfolgt die Ordnung, Prüfung und Vorkontierung
– als nächstes erfolgt die Buchung
– der nächste Schritt ist die Ablage
– gefolgt von der Aufbewahrung
Ein Verstoß gegen die Buchführungsvorschriften oder Buchführungspflichten sind kein Bagetellfall. Je nach Schwere werden Sie mit Geldbußen oder Freiheitsstrafen geahndet. Das Finanzamt wird bei Verstößen gegen die Vorschriften, wodurch der genaue Umsatz und Gewinn verschleiert wird, die Besteuerungsgrundlage schätzen. Im Normalfall ist das dann zum Vorteil für das Finanzamt.
- Nothacker, Manuel (Autor)
- Olfert, Klaus (Autor)
Letzte Aktualisierung am 14.08.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API
Seit dem 1.1.2015 sind die neuen GoBD in Kraft. Diese sind im wesentlichen identisch mit den GoBs, aber sie konkretisieren vor allem das Thema der Aufbewahrung von elektronischen Belegen. Die wichtigsten Regelungen aus den GoBD sind wohl
* Es ist ausdrücklich nicht mehr zu beanstanden, Belege abzuscannen und die Originale zu vernichten, wenn sie nicht aufgrund anderer Gesetze im Original aufbewahrt werden
* Über die Aktivitäten zur Ablage und Archivierung, vor allem beim ersetzenden Scannen, ist eine Verfahrensdokumentation zu führen
* Belege, die in elektronischer Form erstellt oder empfangen wurden, müssen in elektronischer Form archiviert werden. Dabei ist zu gewährleisten, dass diese Dateien gegen Manipulation gesichert sind
Konkret bedeutet das, daß jeder Unternehmer zwingend auch ein elektronisches Belegarchiv führt, und dieses einem Betriebsprüfer auch zur Verfügung stellen kann.
Neu ist auch, dass die GoBD auch für Nicht-bilanzierende Unternehmer gelten, also auch Kleinstunternehmer.
In diesem Zusammenhang ist vielleicht auch dieser Blogbeitrag interessant: Die 6 größten Mythen rund um die neuen GoBD