Buchhaltung ist keine Zauberei. Sie folgt klaren Regeln und Vorschriften.
Unter dem Begriff Buchhaltung oder auch Buchführung ist eine lückenlose und chronologische Dokumentation aller Geschäftsvorgänge in einem Unternehmen zusammengefasst. Anhand dieser Dokumentation lassen sich Gewinn und Verlust ermitteln sowie Quartals- und Jahresabschlüsse erstellen. Dabei unterteilt sie sich in zwei wesentliche Bereiche: Geschäftsbuchhaltung und Bilanzbuchhaltung. Die umfassende Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle lässt einerseits Rückschlüsse auf den Unternehmenserfolg zu. Auf der anderen Seite ist sie Grundlage für die Steuerberechnung.
Die Aufgaben der Buchführung
Die Buchführung dokumentiert sämtliche Geschäftsvorfälle. Dabei sind die einzelnen Vorgänge Sachgruppen zuzuordnen und in zeitlicher Reihenfolge aufzunehmen. Für jeden einzelnen Vorgang muss eine sogenannte Buchung vorgenommen werden. Dabei gilt ein wesentlicher Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung: Zu jeder einzelnen Buchung muss ein Beleg vorhanden sein. Ein Beleg kann beispielsweise eine Quittung oder eine Rechnung sein. Ein Geschäftsvorfall ist ein Vorgang, der die Vermögenssituation eines Unternehmens verändert, zum Beispiel:
- Zahlung von Löhnen und Gehältern an die Mitarbeiter
- Verkaufserlöse aus dem Verkauf von Waren
- Aufbau eines Fuhrparks
- Bezahlung von Lieferantenrechnungen
- Aufnahme eines Kredits
Anhand der Daten aus der Buchhaltung lassen sich leicht Statistiken und Auswertungen erstellen.
Die Hauptaufgabe der Buchhaltung besteht dabei darin, den Unternehmenserfolg zu ermitteln und Veränderungen in der Bilanz darzustellen. Anhand der Buchführung lassen sich viele weitere Kenngrößen berechnen, die einen Einblick in die Situation eines Unternehmens gewähren. Beispiele dafür sind: Umsatz, Eigen- oder Fremdkapitalquoten, Anlage- und Umlaufvermögen und viele mehr. Zudem liefert die Buchhaltung Daten für die Statistik oder für die weitere Unternehmensplanung. Was außerdem zur ordnungsgemäßen Buchführung zählt, hat das Institut für Wissen in der Wirtschaft zusammengestellt.
Die Buchhaltung vereinfachen
In vielen, vor allem kleinen und mittelständischen Betrieben, gibt es keine eigene Abteilung für die Buchhaltung. Manche Unternehmen können sich auch keinen Buchhalter leisten. Diese Arbeiten erledigt ein Mitarbeiter zusätzlich oder manchmal kümmert sich der Unternehmer selbst darum. Um diese Arbeiten zu erleichtern gibt es spezielle Buchhaltungssoftware, die dabei hilft, die anstehenden Geschäftsvorfälle schnell zu verbuchen. Sind die Geschäftsvorgänge alle gewissenhaft eingepflegt, lassen sich betriebswirtschaftliche Auswertungen, die Bilanz, GuV oder EÜR auf Knopfdruck erstellen. Zusätzlich können viele dieser Programme auch Rechnungen erstellen oder Mahnungen schreiben. Mit einer Schnittstelle zum Onlinebanking entfällt auch der lästige Abgleich von Zahlungen über das Bankkonto. Das spart viel Zeit und schont die Nerven.
Die einfache und die doppelte Buchführung
Jeder Unternehmer in Deutschland ist zur Buchhaltung verpflichtet. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: die einfache und die doppelte Buchhaltung.
Die einfache Buchführung
Bei der einfachen Buchhaltung muss der Unternehmer eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen. Dafür gibt es einen amtlichen Vordruck, der einfach auszufüllen ist. Dabei sind einfach die Einnahmen und die Ausgaben gegenüberzustellen. Sind die Einnahmen höher als die Ausgaben, hat das Unternehmen einen Gewinn erwirtschaftet. Im umgekehrten Fall, wenn die Ausgaben höher als die Einnahmen sind, hat das Unternehmen einen Verlust erwirtschaftet.
Die doppelte Buchführung
Die doppelte Buchführung ist wesentlich detaillierter als die einfache. Der Aufbau ist grundsätzlich anders als bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Unterteilung erfolgt nicht einfach nach Einnahmen und Ausgaben, sondern nach Aktiv- und Passivkonten. Aktivkonten geben Auskunft über die Mittelverwendung und die Passivkonten zeigen die Mittelherkunft. Buchungen müssen immer auf zwei Konten erfolgen, einem Aktivkonto und einem Passivkonto. Daher kommt auch der Name doppelte Buchführung. Anstelle der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen Unternehmen dabei am Ende eine Bilanz und dazu eine Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV. In der GuV sind Aufwendungen und Erträge einander gegenübergestellt, um den Unternehmenserfolg zu ermitteln, um am Ende zu sehen, ob es einen Gewinn oder einen Verlust gegeben hat.
Weitere Details zu den Aufgaben der Buchführung finden sich im Lexikon von Lexoffice.
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