Nicht nur als Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, sondern auch in anderen Branchen übernehmen Sie nach der Weiterbildung mehr Verantwortung und sind mit Verwaltungsaufgaben betreut. Unabdinglich ist in vielen Unternehmen die Umsetzung der Digitalisierung, damit Betriebsprozesse optimiert und Kosten gespart werden können. Immer beliebter wird dabei Software, die auf Cloud-Lösungen setzt und vom Anbieter bereitgestellt wird.
Riesiges Angebot an Cloud-Lösungen für Unternehmen
Das Angebot an Cloud-Software-Lösungen ist in den letzten Jahren exponentiell gestiegen und kaum ein Unternehmen verzichtet auf die Vorteile der Applikationen. Auch als Software-as-a-Service (SaaS) bekannt, gibt es inzwischen fast in allen Nischen die Möglichkeit für einen Umstieg. Dabei werden die Anwendungen auf den Servern des Anbieters unterhalten und komplett von diesen betreut. In der Firma werden die Programme von Nutzern wiederum im Browser oder als Apps ausgeführt und können vielfach auch auf Smartphones oder Tablets eingesetzt werden. Als Fachwirt sollten Sie neue Cloud-Lösungen im Auge behalten, die die Strukturen Ihres Unternehmens verbessern können. Dabei ist allerdings abzuwägen, wie groß die Vorteile wirklich sind und welche Features in Ihrem Betrieb genutzt werden.
Kosteneinsparungen für kleinere Betriebe
Das größte Verkaufsargument von SaaS-Anbietern sind die Kosteneinsparungen, die für kleine und große Firmen möglich sind. Denn Sie bezahlen in den meisten Fällen einfach monatlich oder jährlich pro Benutzer und können die Angebote auf vielen Geräte vom Laptop bis hin zum Smartphone nutzen. Dadurch benötigen Sie keine teuren Server und auch die Geräte der Nutzer müssen nicht leistungsstark sein. Für größere Unternehmen stehen zudem immer wieder vergünstige Angebote bei hoher Abnahmemenge zur Verfügung.
Pflege und Wartung wird vom Anbieter übernommen
Besonders wichtig für kleinere und mittlere Firmen ist die vollständige Übernahme von Support und Wartung durch den Anbieter der Cloud-Software. Kommt es zu Problemen und es ist zum Beispiel kein Zugriff möglich, liegt das Problem fast immer beim Anbieter und kann schnell behoben werden. Dadurch benötigen die Mitarbeiter der Betriebe kein Fachwissen zu den SaaS-Lösungen, sondern können sich einfach an den Support des Software-Anbieters wenden. Auch Aktualisierungen bei Gesetzesänderungen oder Verbesserungen auf Feedback der Nutzer hin werden von den Entwicklern einfach aufgespielt und sind für Kunden beim nächsten Aufrufen der Anwendungen unmittelbar verfügbar. Zudem können Sie bei vielen Saas-Unternehmen Support- und Wartungsverträge buchen, sodass Sie bei Fragen oder Problemen sofort einen Ansprechpartner haben.
Datenschutzrechtlich kompatibel mit deutschen Richtlinien
Ebenso können sich Unternehmen auf die Einhaltung von datenschutzrechtlichen Anforderungen bei Angeboten von Firmen aus Deutschland und der Europäischen Union verlassen. Gerade kleinere Betriebe müssen dadurch zwar am Anfang eine Recherche zur Compliance bei der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) durchführen, können sich danach aber nach den Versprechen des Anbieters richten. Das Speichern von Daten findet lediglich am Serverstandort des Softwareentwicklers statt, sodass dieser die entsprechenden Datenschutzanforderungen umsetzen muss. Ganz können Unternehmen die Richtlinien jedoch nicht abwälzen, sondern Sie müssen regelmäßig überprüfen, dass der SaaS-Anbieter diese einhält. Dazu können Sie zum Beispiel die Einschätzung eines Datenschutzbeauftragten oder eines spezialisierten Anwalts nutzen.
Quelle: Bitkom e.V.
Beispiele für cloudbasierte Softwarelösungen
Einfachere Buchhaltung im Unternehmen
Umgestellt auf Software-as-a-Service haben viele Unternehmen vor allem bei der Buchhaltung, die durch den Einsatz in der Cloud deutlich vereinfacht wird. Neben dem Erstellen von Rechnungen können dort Gewinn- und Verlustrechnungen, Belegverwaltung als auch die Voranmeldung der Umsatzsteuer mit wenigen Mausklicks vorgenommen werden. Durch DATEV- oder Elster-Schnittstellen erhalten zudem die Steuerberater sofort Zugriff auf die aktuellen Daten und können umgehend bei Fragen beraten. Positiv ist weiterhin die Gesetzeskonformität der Buchhaltungssoftware, denn Änderungen wie die Mehrwertsteuersenkung im Juli 2020 werden automatisch von den Entwicklern implementiert. Damit müssen Sie selbst keine Anpassungen vornehmen, sondern lediglich am Ende überprüfen, dass die Buchhaltung stimmt.
Büroarbeit im Team
Auch bei der Arbeit im Büro ist die Cloud nicht mehr wegzudenken und beliebte Anwendungen wie Office365 von Microsoft oder Photoshop von Adobe haben inzwischen fast vollständig auf Abonnement-Modelle umgestellt. Dadurch wurden vor allem die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Team deutlich verbessert. So können mehrere Personen gleichzeitig Dokumente bearbeiten und Änderungen stehen in Sekunden allen anderen Teammitgliedern zur Verfügung. Gleichzeitig müssen nicht mehr Hunderte oder Tausende Euro für den Kauf der Software ausgegeben werden, sondern die Abrechnung erfolgt ganz einfach monatlich pro Nutzer.
Sicheres E-Mail und Webhosting außerhalb des Unternehmens
Bereits seit Längerem werden E-Mail und Webhosting selbst bei größeren Unternehmen von Cloud-Anbietern übernommen. Angesichts der hohen Anforderungen in Bezug auf Erreichbarkeit und Sicherheit ist es sinnvoller, diese Bereiche an einen Experten auszulagern, als die entsprechende Expertise In-House aufzubauen. So können zum Beispiel höhere Kapazitäten bei hoher Auslastung der eigenen Website mit einem Mausklick dazugebucht werden, während ansonsten die Anschaffung eines neuen Servers nötig wäre.
Sind Cloud-Lösungen die Zukunft für Software?
Blickt man auf die Vorteile von Software-as-a-Service, überrascht der Trend zum Abonnement und Cloud-Lösungen kaum, denn besonders für kleine und mittlere Unternehmen ergeben sich große Kosteneinsparungen. Ausschließlich SaaS-Anbieter wird es auch in Zukunft nicht geben, sodass einige Anwendungen weiterhin lokal auf den Computern und Servern im Firmen laufen werden. Aber ein Großteil des Bedarfs wird über Cloud-Lösungen gedeckt werden, wodurch sich Betriebe auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.
